Якщо працівник придбав товари за власний кошт у межах посадових обов’язків або за дорученням, то авансовий звіт з підтвердними документами подається у загальні строки (до кінця наступного місяця), але ці строки не є обов’язковими, а повернення коштів здійснюється за домовленістю.

Якщо працівник не отримував авансу, а витратив власні кошти на потреби підприємства, головне - довести зв’язок витрат із госпдіяльністю.

Найкраще, якщо це прямо передбачено посадовими обов’язками або було оформлено дорученням/наказом. Це - ключовий момент, що підтверджує, що дія працівника здійснювалась в інтересах роботодавця.

У такому разі працівник має подати авансовий звіт за формою з Наказу Мінфіну №841 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1248-15#Text та додати підтвердні документи (чеки, рахунки, накладні тощо).

Власне, строк подання такого звіту законодавством не регламентований, оскільки немає авансу.

Згідно з категорією 109.14 ЗІР https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40444, строки повернення коштів підприємством працівнику, який витратив власні кошти, законодавчо не регулюються і належать до сфери майнових відносин, які регулюються ЦКУ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!