Онлайн підписання трудових документів: можливості для працівників ТОВ

Вам потрібно розробити локальні документи по підприємству, а саме наказ про запровадження е-документообороту, положення про електронний документообіг, порядок та формат зберігання. Далі всі документи працівниками підписуються електронними підписами, в т.ч. заява про прийом на роботу, наказ, трудовий договір.

Є загальні норми, яких слід дотримуватися, прописані в Законі України від 22.05.2003 № 851-IV "Про електронні документи та електронний документообіг", Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5, Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06. 2015 року № 1000/5.

Але зверніть увагу- для документів тривалого строку зберігання обов’язкова паперова їх форма.
Згідно з п. 4 розд. I Порядку роботи з електронними документами в діловодстві та їх підготовки до передачі на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5, документи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання підприємства зобов’язані зберігати у двох формах: паперовій та електронній.
Суб’єкти ЕДО повинні зберігати е-документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. Строк зберігання е-документів на електронних носіях інформації має бути не меншим від строку, установленого законодавством для відповідних документів на папері. У разі неможливості зберігання е-документів на електронних носіях інформації протягом строку, установленого законодавством для відповідних документів на папері, суб’єкти ЕДО повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, е-документи слід зберігати у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері) (ст. 13 Закону № 851).
Корисні посилання: https://7eminar.ua/events/3842/8830 .

Раді допомогти, звертайтесь ще!