Оцифрування трудових книжок: чи стосується це всіх документів

Всі трудові книжки треба відсканувати, або оцифрувати. Роботодавець є одним з суб’єктів, хто може відсканувати чи оцифрувати трудову книжку

Відповідно до п. 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 1203.2021 №11-1 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0802-21#n12 , відомості про трудову діяльність працівника подаються до територіального органу ПФУ працівником особисто або через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, працівником, страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження.

Відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі у вигляді xml-файлу, структуру якого наведено в додатку до цього Порядку, а за періоди до набрання чинності Законом України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1217-20#n2 - одним із таких способів:

• у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;
• в оцифрованому вигляді - шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.

Отже, роботодавець є одним з суб’єктів, хто може відсканувати чи оцифрувати трудову книжку. Прямого обов’язку для роботодавця не встановлено. Водночас роботодавець може це організувати.

Раді допомогти, звертайтесь ще!