Облік витрат на річний доступ до програмного забезпечення може мати два підходи:

як витрати майбутніх періодів;
як нематеріальний актив (НМА).

Нематеріальний актив (НМА) Такий підхід підтримують фахівці ДПС – див. консультацію з категорії 102.05 ЗІР ДПС. https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=41632

Витрати на придбання НМА підлягають амортизації протягом строку корисного використання. Високодохідні підприємства повинні коригувати фінансовий результат на податкові різниці відповідно до статті 138 ПКУ. При цьому право користування програмою відноситься до групи 5 НМА «Авторське право та суміжні з ним права». Тобто мінімальний строк нарахування податкової амортизації на об’єкти має становити не менше 2 років. Тож будьте уважні: можуть виникнути розбіжності в бухгалтерському та податковому обліку, якщо строки строках використання НМА будуть різники (1 рік у бухобліку і 2 роки в податковому обліку).

Водночас витрати на придбання кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів слід відносити в НМА-групу 6 «Інші нематеріальні активи». Податкову амортизацію на такі об’єкти НМА слід нараховувати протягом строку дії права користування відповідно до правовстановлюючого документа. Тобто — один рік. Тут розбіжностей в бухгалтерському та податковому обліку не буде.

Витрат майбутніх періодів Такий підхід вважають більш підходящим експерти.

Якщо річна плата за програму є абонплатою за доступ, її можна визнати витратами майбутніх періодів, оскільки вона забезпечує право користування на певний термін:

Спочатку відображають передоплату: Дт 39 “Витрати майбутніх періодів” – Кт 371 “Розрахунки за виданими авансами”.
Щомісяця списують частину витрат у витрати поточного періоду: Дт 92 “Адміністративні витрати” – Кт 39 “Витрати майбутніх періодів”.

Витрати на річну ліцензію враховуються за правилами бухобліку без необхідності коригування фінансового результату.

Для річних ліцензій/підписок (Антивірус, МЕДОК, Домен) підхід Витрат майбутніх періодів (ВМП) є більш практичним і дозволяє уникнути податкових різниць, пов'язаних з мінімальними строками амортизації НМА (2 роки). Для Ключів ЕЦП, оскільки строк 2 роки і вони віднесені до групи 6 НМА, підхід НМА також є цілком прийнятним, хоча ВМП також можливі.

Раді допомогти, звертайтесь ще!