Зміна директора: необхідні дії та документи для податкової служби

Процедура зміни директора, який є засновником, на нового найманого директора включає три основні етапи: звільнення попереднього керівника, призначення нового та державна реєстрація змін. Подавати окреме повідомлення до податкової про прийняття на роботу нового директора не потрібно — ДПС отримає ці дані автоматично з Єдиного державного реєстру (ЄДР).

Зміна директора на підприємстві, де попередній керівник був єдиним засновником, відбувається за наступним алгоритмом.

Крок 1. Прийняття рішення засновником

Оскільки на підприємстві один учасник, він одноособово приймає рішення про зміну директора. Це рішення оформлюється письмово.Якщо засновників було б декілька - рішення приймають Загальні збори, оформлюється протоколом з підписами всіх учасників.

У рішенні засновника необхідно чітко зафіксувати:

Припинення повноважень та звільнення поточного директора (засновника) з посади. Наприклад: «Припинити повноваження директора Іванова І.І. з 30 вересня 2025 року, звільнивши його з посади за угодою сторін (п. 1 ст. 36 КЗпП України) 30.09.2025, що є його останнім робочим днем».

Призначення нового директора. Наприклад: «Призначити на посаду директора Петренка П.П. з 01 жовтня 2025 року з посадовим окладом згідно зі штатним розписом».

Такий підхід дозволяє уникнути періоду, коли у підприємства немає керівника.

Крок 2. Кадрове оформлення звільнення та прийняття

Звільнення попереднього директора:

На підставі рішення засновника видається наказ про звільнення.

У день звільнення з директором-засновником проводиться повний остаточний розрахунок (виплата заробітної плати, компенсації за невикористану відпустку тощо) відповідно до Кодексу законів про працю України, ст. 116.

Вноситься запис до трудової книжки (за вимогою працівника).

Прийняття нового директора:

Новий директор подає необхідні для працевлаштування документи (Кодекс законів про працю України, ст. 24).

На підставі рішення засновника новий директор видає наказ про вступ на посаду. У наказі він констатує, що приступає до виконання обов'язків на підставі рішення засновника.

З новим директором укладається трудовий договір або контракт.

Крок 3. Повідомлення державних органів та установ

1. Державний реєстратор (ЄДР) Це найважливіший крок. Про зміну керівника необхідно повідомити державного реєстратора для внесення змін до Єдиного державного реєстру. Для цього подаються такі документи:

Заява про державну реєстрацію змін до відомостей про юридичну особу.

Примірник оригіналу або нотаріально засвідчена копія рішення засновника про зміну керівника.(або протоколу Загальних Зборів)

Документ про сплату адміністративного збору (0,3 прожиткового мінімуму для працездатних осіб).

Ці вимоги встановлені Законом України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань», ч. 4 ст. 17.

2. Податкова служба (ДПС)

Повідомлення про прийняття на роботу: Подавати повідомлення про прийняття на роботу нового директора не потрібно. ДПС автоматично отримує відомості про зміну керівника з ЄДР.

Зміна відповідальної особи за ведення бухобліку: Якщо новий директор одночасно виконуватиме обов'язки бухгалтера, необхідно протягом 10 днів подати до ДПС заяву за формою №1-ОПП з позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» (Податковий кодекс України, п. 66.4). Якщо бухгалтер був та залишається інша особа - новий керівник все одно повинен переподати 1-опп, підтвердити цим особу, що відповідає за бухоблік.

3. Територіальний центр комплектування та соціальної підтримки (ТЦК та СП) Якщо новий директор є призовником, військовозобов’язаним або резервістом, підприємство зобов'язане у семиденний строк з дня видання наказу про прийняття на роботу подати повідомлення про зміну облікових даних до відповідного ТЦК та СП за формою, наведеною у додатку 4 до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів.

4. Обслуговуючий банк Необхідно повідомити банк про зміну керівника та оновити картку зі зразками підписів для надання новому директору права розпоряджатися рахунками підприємства.

5. Кваліфікований електронний підпис (КЕП)

Необхідно отримати новий КЕП на ім'я нового директора.

Важливо: Зміна керівника автоматично припиняє дію всіх попередніх повідомлень про надання права підпису іншим працівникам (наприклад, бухгалтеру). Тому новому директору потрібно повторно подати до ДПС «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису» (форма J/F1391104) на всіх осіб, яким делеговано право підпису, засвідчивши його вже своїм КЕП.

Зауважте: якщо підприємство є платником ПДВ, то наявні податкові накладні, дата яких припадає на період попереднього керівника, не можуть бути зареєстровані з підписом нового керівника. Тому слід або зареєструвати всі належні до реєстрації з підписом старого керівника до останнього дня його чинності, або призначити іншу особу, в якої є КЕП, який є чинним на момент складання таких ПН. Новий керівник зможе підписувати податкові накладні тільки ті, дата складання яких співпадає з періодом чинності його підпису.

Щодо договорів, в тому числі ЗЕД. Законодавство не вимагає перекладати договори, укладені підприємством у зв’язку зі зміною уповноваженої особи. Додаткові угоди, інші документи до таких договорів буде підписувати новий керівник. Для зручності доцільно повідомити контрагентів про зміну керівника.

Надати засновнику право підпису договорів можливо, якщо зробити його також ще однією уповноваженою особою. Для цього потрібно внести зміни до Статуту, якщо там це не передбачено, прийняти відповідне рішення одноосібного засновника та внести це як окрему зміну до ЄДР, за такою ж процедурою. Тоді у підприємства буде дві уповноважені особи - керівник за замовчуванням, та засновник з тим обсягом повноважень,які будуть зазначені в статуті та рішенні, та внесені до ЄДР. Однак, тоді і до договорів слід вносити зміни, оскільки вони укладалися від імені підприємства керівником, отже і подальші операції має виконувати керівник, той що є актуальним на момент, якщо не зазначити інше.

Також, в єдиному вікні митниці в обліковій картці підприємства слід внести зміни щодо відповідальної особи, якщо такі зміни не відображаються автоматично.

Раді допомогти, звертайтесь ще!