Як працівнику самостійно оцифрувати трудову книжку: інструкція

Так, працівник може самостійно оцифрувати свою трудову книжку. Для цього необхідно авторизуватися на вебпорталі Пенсійного фонду України (ПФУ) за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), завантажити заздалегідь підготовлені скан-копії трудової книжки та інших документів, що підтверджують стаж, і відправити звернення до ПФУ.

Процес самостійного подання відомостей з паперової трудової книжки для її оцифрування складається з кількох етапів.

1. Підготовка трудової книжки та документів

Перед скануванням необхідно провести ретельний аудит (перевірку) паперової трудової книжки на відповідність вимогам Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58.

Що потрібно перевірити:

Титульний аркуш: правильність написання ПІБ та дати народження (мають збігатися з паспортними даними), наявність підпису власника книжки, підпису відповідальної особи та печатки установи, де книжку заповнювали вперше.

Записи про роботу: коректність дат, повних найменувань підприємств, назв посад, номерів і дат наказів про прийняття, переведення та звільнення. Закреслення раніше внесених неточних записів у розділах про роботу не допускається.

У разі виявлення помилок їх необхідно виправити. Виправлення вносить роботодавець, який зробив неправильний запис. Якщо підприємство ліквідоване, це робить його правонаступник, а за його відсутності — архів.

2. Сканування документів

Для оцифрування потрібно підготувати якісні скан-копії.

Вимоги до скан-копій:

Кольорові та чіткі: повинні відображати всі реквізити документа (печатки, підписи, дати, номери). Рекомендована роздільна здатність — 300 dpi.

Повнота: скануються всі заповнені сторінки трудової книжки в хронологічному порядку.

Формат файлів: PDF або JPEG.

Розмір файлів: кожен файл не повинен перевищувати 1 Мб.

Окрім трудової книжки, можна додати скан-копії інших документів, що підтверджують страховий стаж:

документи про здобуття освіти;

свідоцтво про народження дитини (для жінок);

військовий квиток.

3. Подання скан-копій через вебпортал ПФУ

Подання документів здійснюється через особистий кабінет на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України.

Покрокова інструкція:

Авторизація: Увійдіть до особистого кабінету за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), Дія.Підпис або BankID.

Перехід до розділу: У меню зліва оберіть розділ «Комунікації з ПФУ», а в ньому — вкладку «Відомості про трудові відносини».

Заповнення даних: Заповніть загальні дані та надайте згоду на обробку персональних даних.

Завантаження файлів: Завантажте підготовлені скан-копії трудової книжки та інших документів.

Підписання та відправка: Підпишіть звернення за допомогою КЕП та натисніть кнопку «Відправити до ПФУ».

4. Перевірка результатів оцифрування

Після надсилання документів можна відстежувати статус їх опрацювання.

Де перевірити: в особистому кабінеті на в

ебпорталі ПФУ в розділі «Мої звернення».

Раді допомогти, звертайтесь ще!