Електронні документи з ЕЦП: чи потрібно їх роздруковувати

Роздруковувати електронні документи не обов’язково, але при податковій перевірці податківці мають право вимагати завірені паперові копії

1. Чи доцільно роздруковувати електронні документи з ЕЦП? Так, роздруковування електронних документів не є обов’язковим у щоденній роботі, але при податковій перевірці податкові органи можуть вимагати паперові копії з підписом та печаткою (за наявності), згідно з пунктом 85.4 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1913. У таких випадках друкується візуальна копія з підписами, печатками (якщо використовуються), що накладені в результаті електронного підпису.

2. Чи можуть документи зберігатися виключно в базі M.E.Doc? Ні, недостатньо зберігати документи лише в програмі M.E.Doc.
Згідно зі ст. 13 Закону «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n73 та наказом Мін’юсту № 1886/5, електронні документи потрібно зберігати на електронних носіях інформації у форматі, що забезпечує перевірку цілісності. Рекомендовано регулярно вигружати та копіювати документи на зовнішні носії (USB, хмарні сервіси, сервери з резервним копіюванням).

3. Як надавати документи при перевірці, якщо вони в електронному вигляді у M.E.Doc?
За запитом ДПС (п. 85.2 ПКУ), документи можуть бути надані в електронній формі через електронні засоби зв’язку, у разі якщо передбачено формат і порядок подачі. Якщо перевірка офлайн або запитано паперову форму - документи друкуються, підписуються відповідальною особою та завіряються печаткою (за наявності).

4. Чи мають податківці право вимагати роздруковані документи? Так, мають, відповідно до п. 85.4 ПКУ.
Копії електронних документів повинні бути засвідчені підписом посадової особи платника податків і, за наявності, скріплені печаткою.

Відповідь на аналогічне питання можна переглянути за посиланням: https://7eminar.ua/news/11122-predyavlennya-kontroleram-pervinnix-dokumentiv-pislya-pidpisannya-v-edo-papir-ci

Раді допомогти, звертайтесь ще!