Правомірність використання факсиміле директора у документації підприємства

у відомостях на виплату готівки, розрахункових документах заборонено використовувати факсиміле

1) факсиміле не передбачає передачу права підпису! Використовувати факсиміле може особа, на чий підпис зроблено факсиміле. Якщо його використовують за відсутності зазначеної особи, такі дії можна кваліфікувати як підробку документів. Тобто використання факсиміле не є переданням права підпису;

Надання окремим працівникам повноважень на використання факсиміле іншої особи є неправомірним.

2) Документами, які не можуть бути оформлені за допомогою факсиміле, є:

— банківські розрахункові документи (платіжні доручення, розрахункові чеки, рахунки на сплату платежів, заяви на переказ чи видачу готівки, грошові чеки тощо) — пп. 106, 107 Постанови НБУ від 25.09.2018 №103;

— касові документи (касові ордери, відомості на виплату готівки, розрахункові документи, електронні розрахункові документи, інші прибуткові та видаткові касові документи тощо) — розд. III Положення №148 передбачає лише особистий або електронний підпис;

— податкова, фінансова звітність — пп. 48.5.1 ПКУ; ч. 1 ст. 11 Закону про бухоблік; Узагальнююча податкова консультація з питань застосування факсиміле при складанні первинних документів, документів бухгалтерської та податкової звітності, затверджена наказом ДПС України від 22.11.2012 №1047.

https://7eminar.ua/news/9265-dokumenti-z-faksimile-svidko-ta-zrucno-ale-ci-bezpecno

Для уникнення правових ризиків важливо правильно оформити процес використання факсиміле. Це включає підготовку не лише письмової угоди, а й видання внутрішнього наказу щодо його використання та докладної інструкції (регламенту, положення) про його застосування.

У документі слід детально визначити порядок виготовлення та знищення факсиміле, а також процедури його обліку, видачі, використання та зберігання.

Необхідно окреслити перелік осіб, які мають право застосовувати факсиміле, і тих, хто відповідає за його збереження; цей перелік має бути затверджений окремим наказом. Усі зазначені особи повинні бути ознайомлені з положенням під підпис.

Також слід передбачити перелік документів, які дозволяється підписувати за допомогою факсиміле. У цьому розділі доцільно включити застереження про те, що на окремих документах застосування факсиміле допускається лише за умови, якщо така можливість передбачена відповідним договором або угодою з контрагентом.

У документі варто регламентувати порядок контролю за цільовим використанням факсиміле, а також встановити періодичність і порядок проведення його інвентаризації.

Разом зі зручністю факсиміле має ризики.

Наприклад, у разі недотримання вимог щодо його використання можливі серйозні наслідки, зокрема визнання документа недійсним. На практиці є випадки, коли неправомірне (несанкціоноване) використання факсиміле призводило до розірвання контрактів або викликало необхідність у додаткових перевірках з боку податківців.

Раді допомогти, звертайтесь ще!