Так, найкращий та найбезпечніший спосіб уникнути виникнення доходу у фізичної особи — це повернути автомобіль з порожнім баком. Ви можете злити залишок пального (оскільки воно є власністю підприємства) та оформити Акт приймання-передачі транспортного засобу, в якому чітко зазначити нульовий залишок пального.

Ваше занепокоєння є цілком обґрунтованим. Залишок пального в баку при поверненні автомобіля з оренди може бути розцінений податковими органами як безоплатно отриманий дохід для фізичної особи-орендодавця, що призведе до необхідності утримання ПДФО (18%) та військового збору (5%).

Розглянемо варіанти дій та їх наслідки.

Варіант 1. Повернення з порожнім баком (Найбезпечніший)
Це найкращий спосіб уникнути будь-яких податкових ризиків як для підприємства, так і для фізичної особи.

Дії: Перед поверненням автомобіля ваше підприємство зливає залишок пального. Це пальне є власністю підприємства, оскільки витрати на його придбання несло воно (Цивільний кодекс України, ст. 801). Злите пальне слід оприбуткувати назад на склад (наприклад, на субрахунок 203 «Паливо») для подальшого використання в господарській діяльності.
Документальне оформлення: Складається Акт приймання-передачі транспортного засобу від орендаря орендодавцю. В акті, окрім технічного стану авто та показників одометра, обов'язково вказується: «Залишок пального в баку – 0 літрів». Акт підписується обома сторонами.
Наслідки:Для фізособи: Дохід відсутній, оскільки вона не отримує жодних активів.
Для підприємства: Відсутня операція з реалізації пального, а отже, немає ризиків щодо акцизного податку чи ліцензування.
Цей підхід прямо рекомендується як «пасивний» або «порожній» варіант, що дозволяє уникнути претензій з боку контролюючих органів.

Варіант 2. Повернення з тією ж кількістю пального, що й при отриманні
Цей варіант є прийнятним, але вимагає чіткого формулювання в договорі оренди.

Дії: В договорі оренди має бути пункт, що орендар зобов'язаний повернути транспортний засіб з такою ж кількістю пального в баку, з якою він його отримав. Це обґрунтовується вимогою повернути річ у тому стані, в якому вона була одержана (Цивільний кодекс України, ст. 785).
Документальне оформлення: В обох актах (при отриманні авто в оренду та при поверненні) фіксується однакова кількість пального.
Наслідки: Якщо кількість пального збігається, операція не розглядається як реалізація чи безоплатна передача.
Чого варто уникати
Повернення з більшою кількістю пального, ніж було отримано. Різниця буде вважатися безоплатно отриманим доходом для фізичної особи.
Грошова компенсація за пальне. Якщо фізична особа компенсує вам вартість залишку пального, податкові органи можуть трактувати це як операцію з оптової торгівлі пальним, що створює ризики щодо необхідності отримання ліцензії та сплати акцизу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!