Розглянемо можливі варіанти:

1. Договір оренди. В договорі краще прописати з якою метою ви орендуєте це авто (для доставки від складу до складу Нової пошти). Своєю чергою, під передавання авто в оренду потрібен акт приймання-передачі майна (автомобіля).

Договір оренди автомобіля з фізособою (незалежно від строку на який ви орендуєте автомобіль):

1) потребує обов’язково нотаріальному посвідченню (ст. 799 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863).

2) передбачає виплату працівникові орендної плати. Мінімальних/максимальних обмежень немає. Оскільки тут з працівником фактично будуть діяти вже цивільно-правові відносини, виплата орендної плати буде вважатися його оподатковуваним доходом. Тобто з неї має утримуватися ПДФО (18%) та ВЗ (1,5%). В розділі I 4ДФ відображаємо цей дохід з ознакою «127».

ЄСВ тут не буде, оскільки орендна плата виплачується не за трудовим договором і не є винагородою за виконані роботи (надані послуги). Тому в Д1 вартість оренди не відображаємо.

3) на таке авто потрібно подати ДПС ф. № 20-ОПП.

2. Договір позички (ст. 827 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3999 ). Плюси цього варіанта:

1) за ЦКУ такий договір не потребує нотаріального посвідчення (у ст. 828 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n4003 є виключення щодо позички наземних самохідних транспортних засобів).

Коли в позичку передається автотранспортний засіб, нотаріально посвідчувати такий договір не слід. Навіть коли стороною договору є фізособа (постанови Другого апеляційного адмінсуду від 11.04.2023 у справі № 480/10216/21 https://reyestr.court.gov.ua/Review/110347392 та від 21.02.2023 у справі № 480/8914/21 https://reyestr.court.gov.ua/Review/109308397 ).

2) особливістю договору позички є його безоплатність (але те, що автомобіль передається в користування підприємству безоплатно, потрібно зазначити в договорі). Відповідно не виникне дохід у працівника-позичкодавця і не буде й об’єкта оподаткування ПДФО та ВЗ.

3. «Трудовий» варіант. Цей варіант можливий, якщо використовувати автомобіль працівника, який працює на підприємстві водієм або кур’єром-водієм і доставка від складу до складу Нової пошти входить/входитиме до його трудових функцій. Тоді можна скористатися ст. 125 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n732 і укласти з працівником договір використання власного автомобіля для виконання трудових функцій. Автомобіль у цьому випадку може використовується в діяльності підприємства лише в межах робочого часу працівника.

Цей договір не потребує нотаріального посвідчення, не передбачає виплати орендної плати працівникові за користування його майном. Але є мінус — усі компенсації за таким договором (компенсація зносу, ПММ) уключалися до доходу фізособи і, відповідно, оподатковувалися ПДФО та ВЗ (ІПК ДПС від 12.01.2021 № 128/ІПК/99-00-04-03-03-06).

Раді допомогти, звертайтесь ще!