Ні, одного наказу недостатньо для обґрунтованого списання пального в майбутньому. Наказ про затвердження норм має базуватися на первинному документі, що підтверджує їх розрахунок. Найкращим таким документом є Акт проведення контрольних замірів витрат пального, складений спеціально створеною комісією.

Чому потрібен Акт контрольних замірів?
Головна вимога до самостійно встановлених норм — їхня економічна обґрунтованість. Під час перевірки ДПС буде цікавити, на підставі чого ви встановили ту чи іншу норму. Наказ, виданий без будь-яких розрахунків, може бути визнаний безпідставним, а понаднормові (на думку перевіряючих) витрати пального можуть бути виключені зі складу витрат або навіть визнані додатковим благом водія.

Акт контрольних замірів є саме тим первинним документом, який:

Фіксує фактичні умови експлуатації автомобіля (перевезення пшениці з поля, очікування під комбайном, короткі відстані).
Підтверджує, що норми розраховані на основі реальних показників, а не взяті «зі стелі».
Слугує доказовою базою для обґрунтування правомірності списання пального.

Порядок встановлення власних норм списання пального
Для коректного затвердження норм для орендованого автомобіля ДАФ рекомендується дотримуватися такого алгоритму:

Створити комісію. Керівник підприємства видає наказ про створення постійної або тимчасової комісії, відповідальної за проведення контрольних замірів витрат пального. До складу комісії можуть входити, наприклад, головний інженер, механік, бухгалтер, водій.
Провести контрольні заміри. Комісія організовує проведення замірів фактичного споживання пального автомобілем у типових для вашого підприємства умовах експлуатації. Враховуючи вашу специфіку, варто провести заміри для різних режимів роботи:Рух завантаженого автомобіля з поля на склад.
Рух порожнього автомобіля зі складу на поле.
Робота двигуна під час очікування завантаження/розвантаження (робота на холостому ходу). Рекомендується провести декілька таких замірів, щоб отримати середній, більш точний показник.
Скласти Акт. Результати роботи комісії оформлюються Актом про встановлення норм витрат пального. В акті зазначаються:Дата та місце проведення замірів.
Склад комісії.
Дані про автомобіль (марка, модель, держ. номер).
Умови експлуатації (маршрут, характер вантажу, погодні умови, стан дороги).
Показники спідометра та залишку пального до і після заміру.
Розрахована норма витрати (наприклад, у літрах на 100 км пробігу та/або літрах на годину роботи двигуна).
Затвердити норми наказом. На підставі складеного акта керівник видає наказ (розпорядження) по підприємству про затвердження та введення в дію розроблених норм витрат пального для конкретного автомобіля. У наказі можна також передбачити коригуючі коефіцієнти (наприклад, на роботу в зимовий період).

Раді допомогти, звертайтесь ще!