Найімовірніше, причина полягає у затримці оновлення даних в Реєстрі застрахованих осіб (РЗО) або в наявності прихованої помилки у поданій звітності. Те, що ви бачите листок непрацездатності, підтверджує, що система ідентифікувала працівника як вашу застраховану особу, але модуль, що формує довідку про стаж, ще не "побачив" актуальні трудові відносини.

Обґрунтування

Ситуація, коли різні сервіси порталу Пенсійного фонду України (ПФУ) по-різному відображають статус працівника, є досить поширеною. Вона виникає через те, що дані з різних джерел (повідомлення про прийняття, звітність) обробляються з різною швидкістю та використовуються різними підсистемами.

Розглянемо можливі причини проблеми:

1. Затримка в обробці даних Це найчастіша причина. Дані з вашого Об'єднаного звіту, зокрема з Додатку 5 (Д5) про прийняття на роботу, могли ще не повністю оновитися в усіх базах Реєстру застрахованих осіб. Формування е-лікарняного спрацьовує на підставі ідентифікації особи в РЗО, але для побудови довідки про стаж потрібна повна синхронізація даних про трудові відносини.

2. Приховані помилки у звітності Хоча ви перевірили звітність, можуть бути неочевидні помилки, які система не відкинула, але які заважають коректному відображенню даних:

Некоректна дата початку трудових відносин у Д5: Наприклад, дата наказу вказана замість дати фактичного початку роботи.
Помилка в Д1: Можливо, в одному з попередніх звітів за іншим працівником випадково було продубльовано РНОКПП цього працівника з ознакою звільнення, що створило конфлікт даних.
Помилка при переведенні: Якщо працівника було переведено, а в звіті помилково вказали дату припинення роботи на попередній посаді без зазначення ознаки «1» (переведено), система може некоректно трактувати це як звільнення.
3. Некоректні персональні дані в Реєстрі застрахованих осіб Іноді дані самого працівника в РЗО містять помилки (наприклад, розбіжності в ПІБ, застарілі паспортні дані), які не завадили ідентифікувати його для е-лікарняного, але блокують формування інших довідок.

4. Технічні особливості роботи порталу ПФУ Сформований листок непрацездатності надсилається страхувальникам, з якими особа перебуває у трудових відносинах, на підставі даних з повідомлення про прийняття на роботу (Наказ МОЗ від 17.06.2021 № 1234, п. 2 розд. II). Водночас довідка про стаж формується на основі глибшого аналізу всіх записів у РЗО, включаючи дані звітності. Розбіжність у роботі цих модулів може призводити до вашої ситуації.

Що робити: покроковий план дій
Зачекайте 1-2 робочі дні. Часто проблема вирішується сама собою після повного оновлення баз даних ПФУ.
Перевірте статус трудових відносин на порталі ПФУ. Це ключовий крок для діагностики. Зайдіть в кабінет страхувальника та перевірте дані не через формування довідки, а в розділі «Відомості про трудові відносини». Знайдіть потрібного працівника і подивіться, який статус його трудових відносин відображається там. Якщо там є актуальний запис про роботу на вашому підприємстві, то проблема, скоріш за все, в роботі сервісу формування довідки. Якщо ж запису немає, проблема у звітності.
Подайте запит на зміну страхувальника (якщо потрібно). Якщо ви бачите, що листок непрацездатності помилково сформувався не на ваше підприємство або дані некоректні, можна скористатися функцією «Запит на зміну страхувальника в ЛН після подання ПППР/звіту» в меню «Листки непрацездатності».
Зверніться до Пенсійного фонду. Якщо попередні кроки не допомогли, зверніться до територіального органу ПФУ. Це можна зробити:Через сам портал ПФУ, подавши звернення в електронному вигляді.
Зателефонувавши на гарячу лінію.
Звернувшись до сервісного центру особисто.
При зверненні чітко опишіть ситуацію: е-лікарняний надходить, але довідка про стаж не формується через помилку «не перебуває у трудових відносинах». Надайте РНОКПП працівника та код ЄДРПОУ підприємства. Фахівці ПФУ зможуть перевірити дані безпосередньо в реєстрі та вказати на причину проблеми.

Раді допомогти, звертайтесь ще!