Авансовий звіт складається на повну вартість ТМЦ . Відшкодування працівнику — лише на суму фактичної грошової оплати, тобто за мінусом бонусів.

В авансовому звіті відображається фактична вартість придбаних ТМЦ за первинним документом.

Бонуси не зменшують первісну вартість, адже вони є частиною розрахунку за товар. Тому для підприємства вартість ТМЦ - фактична ціна без бонусів.

Компенсується лише фактично понесені працівником витрати власними коштами. Бонуси не є витратами працівника, це знижка/«винагорода» від продавця.

Щодо оподаткування. Податківці в ЗІР, категорія 103.04 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40099 зазначають наступне:

якщо придбання товарів (робіт, послуг) на користь роботодавця здійснюється працівником за рахунок власних коштів у зв’язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції), то дохід у вигляді компенсації за придбані товари (роботи, послуги) не є доходом для цілей оподаткування податком на доходи фізичних осіб і військовим збором, за умови підтвердження роботодавцем доцільності та обґрунтованості здійснених таким працівником витрат.

Отже, щоб не виникало додаткове благо потрібно подбати про документальне підтвердження. Найкращий варіант додати в посадову інструкцію в розділ «права та обов’язки» окремий пункт:

В разі виробничої необхідності здійснює придбання матеріально-технічних цінностей, а саме інвентарю, пально-мастильних матеріалів, запчастин, іншого майна з метою забезпечення безперервної роботи підприємства. В такому разі таке придбання буде вважатися пов’язаним з трудовою функцією працівника.

Якщо придбання разове, вважаю. що можна обмежитися наказом, в якому доручаєте працівнику здійснити придбання тієї чи іншої речі або послуги.

Раді допомогти, звертайтесь ще!