Питання про підписання видаткової накладної в графі «отримав» без доручення, але за наявності печатки, є практично важливим. Почнемо з того, що з 2017 року печатка не є обов’язковим реквізитом документів і не підтверджує повноваження особи (ст. 207 ЦКУ, Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо використання печаток юридичними особами та фізичними особами – підприємцями» від 23.03.2017 № 1982-VIII). Отже, сама наявність печатки не замінює підпису і не може підтвердити, що товар прийняла уповноважена особа.

Первинний документ, яким є і видаткова накладна, відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV, повинен містити підписи осіб, які брали участь у здійсненні господарської операції.

Таким підписантом у графі «отримав» може бути директор або інша особа, уповноважена на отримання товарно-матеріальних цінностей. Якщо накладну підписує керівник підприємства-отримувача, доручення не потрібне, оскільки його повноваження підтверджуються статутом та відомостями з ЄДР. Якщо ж підписує інша особа (наприклад, водій, менеджер, експедитор), необхідний документ, що підтверджує її право на отримання майна. Це може бути письмовий договір, довіреність або акт органу юридичної особи.

Власне, Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88, у пункті 2.4 прямо визначає: «Повноваження на здійснення господарської операції особи, яка в інтересах юридичної особи або фізичної особи – підприємця одержує основні засоби, запаси, нематеріальні активи, грошові документи, цінні папери та інші товарно-матеріальні цінності згідно з договором, підтверджуються відповідно до законодавства. Такі повноваження можуть бути підтверджені, зокрема, письмовим договором, довіреністю, актом органу юридичної особи тощо».

Отже, підпис у видатковій накладній без довіреності і за відсутності будь-якого іншого підтвердного документа, навіть якщо стоїть печатка, не матиме належної юридичної сили. Безпечним варіантом є або підпис директора, або надання довіреності (чи іншого письмового підтвердження) для особи, яка отримує товар.

Раді допомогти, звертайтесь ще!