7eminar | Особистий консультант

ТЕ

Тетяна

10.09.2025 | 09:52

Відповідь надано

Електронний кадровий облік: можливості та нормативні вимоги в Україні

1Чи може юрособа вести кадровий облік тільки в електронному вигляді, підписувати кадрові документи (заяви, накази, договора мат відповідальності, особову картку та інш.) електронно-цифровим підписом зі сторони роботодавця та найманого працівника?2Чи можливо зберігання всіх кадрових документві в електронному вигляді без їх паперової копії?Якщо так, то яким нормативним документом користуватись?

ІК

Ірина, консультант

експерт

10.09.2025 | 20:26

Очікує відповідь

Основні нормативно-правові акти з даного питання:

- Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг».https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text
- Закон України «Про електронні довірчі послуги» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#Text
- ДСТУ 4163-2020 Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. https://www.kdu.edu.ua/Documents/DSTU41632020v1.pdf
- Типова інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55.
- Типова інструкція з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55.
- Наказ Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5 про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#Text

Юридична особа може вести кадровий облік у електронному вигляді, але слід мати на увазі вимогу п.6 розд.IV Порядку №1886/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#n812 - Одразу після завершення виконання/проведення експертизи цінності електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання створюються їх засвідчені паперові копії для формування їх у справи в паперовій формі та передавання на архівне зберігання. Переліки документів постійного та тривалого (понад 10 років), а також уповноважених засвідчувачів служби діловодства та структурних підрозділів, які здійснюють засвідчення копій документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, що створюються в електронній формі, затверджуються розпорядчим документом установи.

Тобто повністю у никнути паперових копій документів не можна.

Корисна стаття https://kadroland.com/news/4323-elektronnii-dokumentoobig-dlya-kadrovika

Раді допомогти, звертайтесь ще!