7eminar | Особистий консультант

ОП

Пинькевич Олена

09.09.2025 | 11:03

Відповідь надано

Можливість підписання електронних документів заднім числом у Вчасно

добрий день у жовтні 2024 підписаний Договір на надання послуг, кожного місяця по сьогодняшній день ми надаємо полуги та акти виконаних робіт підписуємо у Вчано (Договір також підписаний у Вчасно), але у Договорі не має пункту про електронний документообіг, чи можливо підписати заднім число у Вчасно? яка відповідальність за таке веддення первинної документації?

СК

Стефанія, консультант

експерт

09.09.2025 | 21:36

Очікує відповідь

Вважаємо, що побоювання є надмірними, оскільки чинне законодавство не зобов’язує прямо включати в договір умову про електронний документообіг, щоби використовувати кваліфіковані електронні підписи (КЕП) або електронні сервіси, такі як Вчасно. Про це ми писали тут: https://7eminar.ua/news/11345-ci-mayut-yuridicnu-silu-elektronni-dokumenti-yakshho-dogovir-ne-peredbacaje

Відповідно до частини 2 статті 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» №851-IV:

електронний документ може бути створений у будь-якому форматі, а юридична сила не залежить від способу його створення чи передачі — за умови, що він містить КЕП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text).
Крім того, у пункті 2 статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» №996-XIV вказано, що:

первинні документи можуть існувати як у паперовій, так і в електронній формі з обов’язковими реквізитами, а підпис уповноважених осіб може бути як власноручним, так і електронним (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text).
Тобто, підписання актів у Вчасно цілком правомірне, навіть якщо договір не містить спеціального пункту про це. З точки зору контролюючих органів важливим є:

наявність усіх обов’язкових реквізитів первинного документа (п. 2 ст. 9 Закону №996);
можливість ідентифікувати осіб, які здійснювали господарську операцію;
достовірність даних.
Щодо підписання «заднім числом» — це не доцільно. Прблеми можуть бути тільки у такому випадку:, якщо договором не закріплено обов’язковість ведення електронного документообігу, контрагент має право не приймати електронні документи та наполягати на оформленні паперових версій. У такому випадку взаємна домовленість між сторонами щодо форми документів є ключовим фактором. Але, якщо між сторонам згода у цьому питанні - юридична сила таких документів не викликає сумнівів. Для уникнення можливих непорозумінь в майбутньому рекомендується внести зміни до договору, додавши положення про можливість використання електронних документів (умовно кажучи, щоб контрагент несподівано "не передумав" приймати електронні документи). Це можна зробити додатковою угодою, і не заднім числом, а поточною датою.

Раді допомогти, звертайтесь ще!