1) Рішення про списання безнадійної заборгованості, за якою минув строк позовної давності приймає керівник.

Перш ніж перейти до списання дебіторської заборгованості – її слід кваліфікувати. А для цього потрібно проводити інвентаризацію розрахунків. Керівник установи на підставі даних інвентаризації має провести претензійно-позовну роботу.

По простроченій заборгованості й заборгованості після закінчення договору – направляємо дебіторам листи-претензії.

У разі невиконання листа-претензії готуєте позовну заяву до суду. Програли суд першої інстанції – обов’язково готуємо апеляційну, а потім касаційну заяви.

Зверніть увагу, що фактично строки позовної давності були «на паузі» у період з 02.04.2020 по 03.09.2025
Строк позовної давності визначається з урахуванням його зупинення на час карантину та воєнного стану (ст. 257, п. 12 та п. 19 Прикінцевих та перехідних положень Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n6094).

Це означає, що позовну давність слід призупинити з 02.04.2020 - це дата набрання чинності Законом України від 30.03.2020 №540-IX , яким ЦКУ доповнено п. 12 розд. «Прикінцеві та перехідні положення» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/540-20#n107.

03.09.2025 – останній день дії п. 19 «Прикінцевих та перехідних положень», якій відміняється з 04.09.2025 на підставі Закону №4434 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/4434-20#Text.

Докладно ми розповідали в матеріалі «Позовну давність відновлено: як обчислювати строки з урахуванням призупинення на час карантину та воєнного стану» https://7eminar.ua/news/8727-pozovnu-davnist-vidnovleno-yak-obcislyuvati-stroki-z-uraxuvannyam-prizupinennya-na

2) Списання безнадійної дебіторської заборгованості в бухобліку відображаємо лише коли сплив строк позовної давності і дебіторка визнана безнадійною. Таке списання відбувається на підставі інвентаризації розрахунків. Суму цієї заборгованості відображаємо у:

• довідці до акта інвентаризації розрахунків про дебіторську заборгованість, щодо якої строк позовної давності минув;


• акті інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами.

Але списання дебіторської заборгованості бюджетної установи не проводимо під час розгляду справи в суді. Оскільки відбувається перерив перебігу строку позовної давності (ст. 264 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n1456). Новий відлік строку позовної давності розпочинаємо з дати подання претензії, позову або дати визнання дебітором суми заборгованості.

Зразки: Претензія про прострочення виконання договору підряду

Наказ про списання дебіторської заборгованості

Бухгалтерська довідка про списання безнадійної дебіторської заборгованості

Акт інвентаризації дебіторської або кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка планується до списання (наказ № 572)

Довідка про склад дебіторської та кредиторської заборгованості

Наказ про створення комісії з визначення та списання дебіторської та кредиторської заборгованості

Раді допомогти, звертайтесь ще!