Правила підписання електронних накладних в Україні для менеджера

У разі хвороби директора ТОВ слід видати наказ про тимчасове покладення його обов’язків на іншого працівника (за згодою) з першого дня лікарняного. Якщо обов’язки директора не передбачені посадовою інструкцією цієї особи, обов’язковою є також доплата. Для підписання зовнішніх документів (договорів, звітів) слід оформити довіреність. Зміни до ЄДР у такому випадку не подаються. Якщо потрібен електронний підпис – подається повідомлення до ДПС (форма J1391104).

Щодо виконання обов'язків. Директор під час тимчасової непрацездатності не може виконувати свої посадові обов’язки на підприємстві. Якщо у період його відсутності є необхідність підписання документів, подання звітності, перерахування платежів тощо, призначають особу, яка буде ці обов’язки виконувати.

Про тимчасове виконання обов’язків директора видається наказ. Дата видання наказу, вважаємо, може бути у перший день лікарняного, адже підставою увільнення від виконання обов’язків є власне листок непрацездатності.

У наказі обов’язково вказується:

період виконання таких обов’язків;
доплата за таку додаткову роботу.

Щодо доплати. Розмір і порядок нарахування доплати за виконання обов’язків директора відповідно до ст. 15 Закону України від 24.03.1995 №108/95-ВР «Про оплату праці» приватні підприємства встановлюють самостійно в колективному договорі з дотриманням норм і гарантій, передбачених законодавством, генеральною та галузевими (регіональними) угодами.

Якщо колективний договір не укладався, підприємство не підпадає під дію генеральної чи галузевих угод, положення про оплату праці не затверджено або не містить правил нарахування такої доплати, розмір і правила її нарахування визначаються безпосередньо наказом роботодавця. Доплату можна встановити у розмірі % від окладу чи різниці окладів. Також не заборонено встановити і доплату у грошовій сумі, наприклад, 5000 грн за весь період виконання обов’язків.

Врахуйте, якщо працівник виконує тільки ту роботу, яка належить до його трудових обов’язків згідно з посадовою інструкцією, і отримує за таку роботу ту заробітну плату, яка гарантована за його посадою згідно із штатним розписом та іншими локальними нормативними актами роботодавця. Якщо посадовою інструкцією (наприклад, заступника директора) передбачене виконання обов’язків іншого працівника (директора) на час його відсутності, то такі обов’язки належать до його трудової функції і виконуються без видання окремого наказу та без доплати. Держпраці також підтримує таку думку у своїй консультації.

Щодо права підпису. У наказі про покладання обов’язків директора на іншого працівника (за його письмовою згодою – заявою) необхідно визначити, чи передається право підпису кадрових та інших внутрішніх наказів.

Якщо також надається право підпису договорів, актів та інших «зовнішніх» документів, має бути оформлено довіреність в довільній формі з дотриманням вимог ст. 244-250 ЦКУ.

Також функції директора можуть передаватись шляхом представництва інтересів підприємства у правовідносинах з третіми особами на підставі довіреності на виконання окремих дій (наприклад, укладення договорів, подання звітності тощо). Ця опція можлива навіть для абсолютно сторонньої особи для підприємства, якщо це не заборонено статутом.

Щодо змін до ЄДР. Оскільки мова про тимчасове виконання функцій директора, вносити зміни до ЄДР нема потреби.

Щодо ЕЦП. У разі необхідності підписання документів в електронному вигляді виконуючому обов’язки директора оформляють електронний підпис.

Якщо ЕЦП будуть використовувати для подання звітності до ДПС, необхідно подати відповідне повідомлення через кабінет платника податків. Заповнити та надіслати повідомлення можна у розділі «Введення звітності» – документ за формою J1391103 (для юридичних осіб).

Варто відзначити, що такий порядок дій застосовується не лише у випадку тимчасової непрацездатності директора, а й у разі його відпустки або мобілізації. У всіх цих ситуаціях для забезпечення безперервної діяльності підприємства рекомендується своєчасно оформити наказ про покладення обов’язків та, за потреби, довіреність — без внесення змін до ЄДР.

Раді допомогти, звертайтесь ще!