Згідно п. 5.1. Інструкції № 58 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#Text) дублікат трудової книжки видають у разі її втрати чи зіпсуття. Особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов'язана негайно заявити про це роботодавцю за місцем останньої роботи (тобто оформлювати дублікат можна лише на підставі звернення працівника – самостійно приймати таке рішення Ви не можете).

Якщо ж працівник звернеться до Вас щодо оформлення дубліката, то Вам потрібно буде його титульну сторінку заповнити за загальними правилами (лише у правому верхньому кутку слід буде зробити напис «Дублікат»).

Надалі, під час заповнення дубліката трудової книжки в розділ «Відомості про роботу» у графу 3 спочатку вносять запис про загальний стаж роботи працівника до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами. Загальний стаж роботи записують сумарно: зазначають загальну кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, у які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки. Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записують за окремими періодами роботи.

Оскільки ж законодавством не передбачено виписування дубліката трудової книжки роботодавцем на підставі її сканкопії, то Ви, у разі наявності такого прохання працівника, можете внести до дубліката трудової лише дані, що стосуються роботи на Вашому підприємстві – про прийняття та звільнення (адже у Вас немає належних підтверджуючих документів з попередніх місць роботи працівника (копій наказів чи довідок)).

Раді допомогти, звертайтесь ще!