У ситуації, коли податковий орган у телефонному режимі просить надати письмове пояснення, правильна і законна відповідь — попросити надати офіційний письмовий запит.

Це випливає із ст. 19 Конституції України, яка зобов'язує органи державної влади діяти лише в межах, визначених законом. Податковий кодекс України (пп. 20.1.1 ст. 20) прямо передбачає, що запрошення платника для пояснень можливе лише у письмовій формі із зазначенням підстав, дати і часу. А усне звернення (телефонний дзвінок) — не є правомірною формою комунікації, і тому така дія податківця — протиправна

Отже, діяти слід так:

Не надавати письмових пояснень на телефонний запит.
Чемно повідомити, що письмову відповідь буде надано лише після отримання відповідного письмового запрошення або запиту відповідно до Податкового кодексу.
За потреби — зафіксувати факт усного звернення як доказ можливих протиправних дій податківців.
Це дозволяє уникнути ризику неправомірного використання ваших пояснень і демонструє дотримання правової позиції.

Це підтрджує і податквоий орагні - на сайті податкової є стаття https://svp.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/794057.html під назвою " Яким чином контролюючими органами надсилаються запити платникам податків про надання інформації (у т. ч. в період дії воєнного стану), та яка дата є датою вручення такого запиту?" 0 - на неє і можна посилатися, зокерма на тезис

Запит вважається належним чином врученим, якщо його надіслано у порядку, визначеному ст. 42 ПКУ (п.п. 73.3.2 п. 73.3 ст. 73 ПКУ, п. 13 Порядку № 1245).

Раді допомогти, звертайтесь ще!