Чи стає фінансова допомога безповоротною?
Ні, сама по собі заборгованість, яка ще не погашена через рік чи навіть через два, не стає автоматично безповоротною. Важливим є:

строк, визначений у договорі (ви його не вказали, але саме він є ключовим);
перебіг строку позовної давності, який наразі ще навіть не почався через дію воєнного стану та карантину. Його відновлення почнеться лише після 04.09.2025 (зміни внесені Законом № 4344).
Крім того, кожне часткове повернення боргу обнуляє перебіг строку позовної давності — відлік починається заново. Тому навіть у майбутньому, якщо працівник продовжує вносити хоча б часткові платежі, говорити про «сплив строку позовної давності» не доведеться.Стаття 264. ЦКУ

Чи підлягає оподаткуванню сума неповернутого залишку?
Оподаткування можливе лише у двох випадках:

якщо кредитор (підприємство) прощає борг працівнику;
або якщо спливає строк позовної давності.
У такому випадку відповідно до п. 164.2.17 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3627) вартість неповерненого боргу стає доходом фізичної особи.

якщо борг прощено без повідомлення боржника, підприємство зобов’язане виконати функції податкового агента — нарахувати, утримати та сплатити ПДФО (18 %) і військовий збір (5 %), а також показати у формі № 4ДФ;
якщо ж боржника письмово повідомлено про прощення боргу, тоді він сам зобов’язаний задекларувати цей дохід і сплатити податки (підприємство тільки відображає інформацію у 4ДФ).

якщо пройшов термін давності - підприємтво списує таку заборгованітсь і такод подає відомості в 4дФ, але податкі сплачує сама фізособа.

Чи потрібно щось додатково оформлювати?
Наразі додаткових дій не потрібно. Працівник може продовжувати поступове повернення коштів, і це не призведе до податкових наслідків.

Водночас, щоб уникнути потенційних спорів, підприємство може оформити додаткову угоду до договору про продовження строку повернення (наприклад, ще на 11 місяців). Алеце можна зробити не одразу, а тоді коли вже буде підзодити термін давності, щобв виграти ще час.

Такий підхід дозволяє документально підтвердити актуальність зобов’язань.
важливо не зловживати постійним «продовженням», адже податкова може розцінити це як спробу уникнути дисконтування довгострокової заборгованості. Оптимально продовжити строк 1–2 рази (наприклад, у межах трирічного горизонту), а не робити це механічно щороку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!