Оформлення тимчасового виконуючого обов'язки головного бухгалтера: нюанси

Для тимчасового виконання обов’язків головного бухгалтера іншим працівником потрібна його письмова згода, наказ про суміщення або сумісництво, подання форми 1-ОПП до ДПС, оформлення КЕП та повідомлення про нього податкової згідно з наказом Мінфіну № 557

Перш ніж призначити когось (наприклад, бухгалтера) тимчасово виконувати обов’язки головного бухгалтера, роботодавець має обов’язково отримати згоду цієї особи. Це прямо передбачено статтею 31 Кодексу законів про працю України (КЗпП) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n185: Працівник не зобов’язаний виконувати додаткову роботу, якщо вона не прописана в його трудовому договорі.

Працівник має написати заяву про згоду виконувати обов’язки головного бухгалтера на певний час. У заяві обов’язково зазначити, що згідний на тимчасове виконання обов’язків, з якого числа і по яке, що не заперечує проти доплати у розмірі.

Оформити тимчасове виконання обов’язків головного бухгалтера є два способи:

1. Суміщення посад (найпростіший і найпоширеніший варіант - в.о. головного бухгалтера). Працівник продовжує працювати на своїй основній посаді (наприклад, бухгалтером), але додатково виконує обов’язки головного бухгалтера - в той самий робочий час.

Для цього потрібно: видати наказ про суміщення посад. Встановити доплату (наприклад, 20–50% до окладу, в залежності від обсягу роботи).Ознайомити працівника з посадовою інструкцією головного бухгалтера. Доплату прописати або в колективному договорі, або в Положенні про оплату праці, або прямо в наказі.

2. Внутрішнє сумісництво (головний бухгалтер). Працівник працює на двох посадах одночасно - свою основну (наприклад, бухгалтер) і додатково, поза основним робочим часом, - на посаді головного бухгалтера.

Для цього потрібно, щоб працівник написав заяву про роботу за сумісництвом. Оформлюється окремий трудовий договір на посаду головного бухгалтера. Видається наказ про прийняття на роботу за сумісництвом. Повідомляється ДПС (податкова) про нову посаду (як і при будь-якому прийомі на роботу). Оплата - окремо за кожну посаду, відповідно до відпрацьованого часу.

В обох випадках потрібно. Щоб посада головного бухгалтера була в штатному розписі. Щоб працівник ознайомився з посадовою інструкцією головбуха.

Коли підприємство тимчасово змінює особу, відповідальну за бухгалтерський та податковий облік (наприклад, призначає іншого бухгалтера замість головного бухгалтера, який пішов у декрет), про це треба обов’язково повідомити податкову. Подається форма № 1-ОПП. Це потрібно зробити протягом 10 днів з моменту призначення нового відповідального.

Якщо обов’язки головного бухгалтера передаються іншому працівнику (бухгалтеру), оформлення кваліфікованого електронного підпису (КЕП) є обов’язковим, адже ця особа набуває повноважень на підписання податкової та іншої обов’язкової звітності, зокрема в електронному форматі.

Повідомлення про КЕП до ДПС (згідно з Наказом Мінфіну № 557). Після отримання нового КЕП, потрібно повідомити податкову. Для цього надсилається Повідомлення (електронне) за формою з Додатку 1 до Порядку № 557. У цьому повідомленні вказується дані підписувача (тобто бухгалтера, який тимчасово виконує обов’язки);
інформація про надання йому права підпису звітності.

Раді допомогти, звертайтесь ще!