Тут потрібно розрізняти дві ситуації:

Працівник використовує власний автомобіль у відрядженні.
У такому випадку підприємство не оприбутковує пальне на баланс. Працівникові відшкодовується вартість пального як компенсація понесених витрат. В обліку це відображається:
Дт 92 Кт 377 — компенсація витрат працівнику.
У цій ситуації пальне не вважається активом підприємства, відповідно воно не відображається на рахунку 203.

Використовується службовий автомобіль підприємства, а пальне куплене працівником за власні кошти.
У такому випадку пальне придбавається для підприємства і обліковується як виробничий ресурс. Відповідно необхідно його оприбуткувати:
Дт 203 Кт 372 — придбання пального за підзвітні кошти (на підставі чеків з АЗС);
Дт 23, 91–94 Кт 203 — списання пального у витрати за подорожнім листом автомобіля.

Раді допомогти, звертайтесь ще!