Стаття 9 Закону України від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996) встановлює:

«Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні містити такі обов’язкові реквізити:
– назву документа (форми);
– дату складання;
– назву підприємства, від імені якого складено документ;
– зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
– посади та прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції й правильність її оформлення;
– особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

…Неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, якщо такі недоліки не перешкоджають ідентифікації особи, яка брала участь у здійсненні операції, і документ містить відомості про дату складання, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо».

Таким чином, за визначенням ст. 9 Закону № 996, посади й прізвища осіб та особистий підпис є окремими реквізитами первинного документа.

Положення 88 не забороняє змішане заповнення документа (мається на увазі друкованим способом та ручкою одночасно), таким чином, немає підстав вважати недійсною накладну, в якій отримувач поставив підпис, і при цьому написав прізвище та посаду ручкою. Однак у разі електронної накладної є певні проблеми. Якщо посади зазначаються в електронних даних такого документа, вважаємо, незазначення в самому тексті документа проблеми не створює. Наприклад, у «Вчасно.EDI» посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарських операцій, завантажуються із даних електронних підписів у момент підписання видаткової накладної, якщо підприємство зареєстровано в такому сервісі. Також такий механізм діє і у «Медку». Але якщо підписання здійснюється через інший сервіс, який не дає такої можливості, доцільно відхилити такий документ та попросити постачальника переробити його, сповістивши про назву посади отримувача. Також доцільно для уникнення проблем одразу в договорі вказувати посади та прізвища осіб, що будуть приймати товар з боку отримувача.

Судова практика є як позитивною, так і негативною. Наприклад, у постанові Другого апеляційного адміністративного суду від 19.02.2021 р. у справі № 520/10771/2020 (reyestr.court.gov.ua/Review/95004994), розглядаючи схожу проблему, судді зазначили, що на актах хоча й відсутні підписи, але були зазначені посади осіб, які мають право підписувати первинний документ, а також їх прізвища та ініціали — і цього достатньо для того, щоб визнати операцію. А Касаційним адміністративним судом у складі Верховного Суду скасовано постанову суду апеляційної інстанції та залишено в силі рішення суду першої інстанції, яким підтримано позицію ГУ ДПС у Миколаївській області у справі № 1340/5998/18 — було навпаки невизнано реальність операцій (щоправда, там йшлося про системні недоліки у комплексі документів).

Тож висновок: посади підписантів мають бути, але спосіб, яким вони можуть бути внесені, в тому числі в електронний документ, може бути різним.

Раді допомогти, звертайтесь ще!