Якщо співробітник не прийшов за зарплатою, роботодавець повинен депонувати цю суму, тобто відобразити в обліку як "зарплата до виплати" або "депонована зарплата" та повернути кошти до банку після закінчення строку зберігання в касі (п.18 Положення 148 3 робочих дні, якщо це сума з виручки, або 5 - якщо кошти були взяті в банку).

18. Установи/підприємства мають право зберігати у своїй касі готівку, одержану в банку для виплат, що належать до фонду оплати праці, а також пенсій, стипендій, дивідендів (доходу) понад установлений ліміт каси протягом п'яти робочих днів, уключаючи день одержання готівки в банку. Готівка для проведення таких виплат працівникам віддалених відокремлених підрозділів підприємств залізничного транспорту та морських портів може зберігатися в касах таких установ/підприємств понад установлений ліміт каси протягом десяти робочих днів, уключаючи день одержання готівки в банку. Готівка, одержана в банку на інші виплати, видається установою/підприємством своїм працівникам у той самий день. Суми готівки, одержані в банку і не використані за призначенням протягом установлених пунктом 18 розділу II цього Положення строків, повертаються установою/підприємством до банку не пізніше наступного робочого дня банку або можуть залишатися в його касі (у межах установленого ліміту).

Установа/підприємство має право зберігати в касі готівку для виплат, які належать до фонду оплати праці та здійснюються за рахунок готівкової виручки, понад установлений ліміт каси протягом трьох робочих днів з дня настання строків цих виплат у сумі, зазначеній у переданих до каси відомостях на виплату готівки (далі - видаткова відомість)

Отже, ящко є можливість заднім числом встановити наказом ліміт каси , який дозволяв би зерігати таку суму готівки - це є можливий вихід з ситуації.

Щодо депонування (Положення 148):

31. Касир зобов'язаний після закінчення встановлених строків виплат, пов'язаних з оплатою праці за видатковими відомостями:

1) у видатковій відомості проти прізвища осіб, яким не здійснено виплату, поставити відбиток штампа або зробити напис "Депоновано";

2) скласти реєстр депонованих сум;

3) у кінці видаткової відомості зазначити фактично виплачену суму та недоодержану суму виплат, яка підлягає депонуванню, звірити ці суми із загальним підсумком за видатковою відомістю і засвідчити напис своїм підписом. Якщо готівка видавалася не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться напис "Готівку за відомістю видав (підпис)";

4) здійснити запис у касовій книзі згідно з виписаним бухгалтерією видатковим касовим ордером на фактично видану суму за видатковою відомістю.

Бухгалтер здійснює перевірку записів, зроблених касирами у видаткових відомостях та здійснює підрахунок виданих і депонованих за ними сум. Депоновані суми, що підлягають здаванню в банк, оформляються шляхом складання одного загального видаткового касового ордера.

Відповідальність:

За зберігання готівки в касі понад встановлений ліміт передбачена адміністративна відповідальність для посадових осіб у вигляді штрафу, а не фінансова санкція для самого підприємства. Штрафи накладаються на відповідальних посадовців за порушення строків здавання готівкової виручки, що призводить до перевищення ліміту, згідно зі статтею 164-4 Кодексу України про адміністративні правопорушення (КУпАП). Штрафи від 17 до 88 неоподаткованих мінімув дозодів громадян. Ті самі дії, вчинені особою повторно протягом року після накладення адміністративного стягнення за порушення, передбачене частиною першою цієї статті, – тягнуть за собою накладення штрафу від сорока трьох до ста сімдесяти п’яти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

(докладніше лист ДПС https://od.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/693097.html)

Раді допомогти, звертайтесь ще!