У вашій ситуації потрібно виходити з вимог П(С)БО 8 «Нематеріальні активи». Згідно з п. 14 цього стандарту, витрати, пов’язані з удосконаленням (модернізацією) НМА, капіталізуються і збільшують його первісну вартість лише тоді, коли вони дійсно призводять до отримання додаткових економічних вигід. Це означає, що збільшити вартість можна лише після того, як завершено певний етап або весь комплекс робіт, і такий результат введено в експлуатацію.

До моменту завершення доробки всі витрати мають обліковуватися як незавершені капітальні інвестиції (рах. 1542 «Придбання (створення) нематеріальних активів»), що прямо відповідає логіці інвестиційного обліку, визначеного П(С)БО 7 та П(С)БО 8. У бухгалтерських програмах це зазвичай позначається як «об’єкт будівництва».

Як тільки доробку завершено, складається акт введення в експлуатацію, і тоді первісна вартість НМА збільшується на суму модернізації. Відповідно, з наступного місяця переглядається база для амортизації.

Водночас, якщо роботи виконуються поетапно і кожен етап є самостійним готовим продуктом, який може приносити економічні вигоди, тоді капіталізувати можна поступово, після введення кожного етапу. Але якщо результат ще «незавершений» і не працює як окремий актив, то включати витрати одразу до вартості НМА не можна, оскільки це суперечить принципу визнання модернізації у П(С)БО 8.

Таким чином, щомісячне віднесення витрат на збільшення залишкової вартості програмного забезпечення буде помилкою. Коректно відображати їх на рахунку 1542 до завершення робіт, після чого капіталізувати як модернізацію НМА та коригувати суму амортизації.

Раді допомогти, звертайтесь ще!