У Вашому випадку, якщо автомобіль буде використовуватися головою установи, і це призведе до збільшення витрат на паливо, Ви можете внести зміни до наказу, щоб відобразити нові обставини. Ось можливі кроки:

Наказ про передачу автомобіля в користування голові установи: Внесіть зміни до існуючого наказу або створіть новий наказ, в якому зазначте, що автомобіль переходить в користування голови установи з 01 вересня. Обов'язково вкажіть нові умови користування, якщо вони змінюються.
Фінансування витрат на паливо: Якщо Ви плануєте використовувати спонсорські кошти для покриття збільшених витрат на паливо, це потрібно чітко зазначити в наказі. Наприклад, Ви можете вказати, що витрати на паливо понад встановлений ліміт у 3000 грн будуть покриватися за рахунок спонсорських коштів. У такому випадку важливо, щоб ці спонсорські кошти були належним чином задокументовані і витрати відповідали умовам їх використання.

Але в будь якому разі використання авто не у службових, а в особистих цілях - це додаткове благо з оподаткуванням ПДФО та ВЗ. Витрати на пальне документуються подорожніми листами. Маршрути прописуються.

Раді допомогти, звертайтесь ще!