Командировочні витрати: нарахування, виплата та податкові наслідки

Як зрозуміло, перевізник працює у формі ФОП. Тобто питання у тому, чи може ФОП здійснювати витрати на відрядження працівників так само, як юридичні особи, зокрема відшкодовувати витрати на проїзд, готель та інше, а також виплачувати добові у встановленому державою розмірі, і чи включати такі добові та відшкодовані підтверджені витрати у свої витрати в книгу обліку доходів та витрат.

Відповідь – так, але із зауваженням: це стосується тільки витрат на найманих працівників. Сам ФОП особисто не може включити у витрати свої власні добові чи відшкодування витрат, наприклад проживання та/або проїзду, якщо особисто вирушає у відрядження (ЗІР https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=28263).

У пункті 177.4.4 прямо вказано витрати на відрядження найманих працівників (ст. 177.4.4 ПКУ, Закон № 2755-VI від 02.12.2010).

Обов’язковість виплати добових відрядженим працівникам як соціальної гарантії встановлена ст. 121 КЗпП України. Які витрати компенсуються працівникові, вказано у пункті 170.9.1 ПКУ, і це стосується як юридичної особи-роботодавця, так і ФОП-роботодавця.

Щодо розміру добових (які не потребують підтвердних документів, крім підтвердження фактичного перебування у відрядженні в ці дні), вони встановлені у розмірі 0,1 мінімальної зарплати по Україні та 80 євро – за кордон (у перерахунку по курсу НБУ на кожен день). Тобто добові можуть бути за рішенням роботодавця меншими, але не можуть бути більшими, інакше вони стануть оподаткованим доходом працівника.

Щодо компенсації витрат:

Не є доходом платника податку – фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме: на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, у тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат (п. 170.9.1 ПКУ).

Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Зазначені в абзаці другому цього підпункту витрати не є об’єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.

До підтвердних документів належать:
– транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
– документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
– документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
– документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
– інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Для вірного оформлення відрядження потрібні:
– укладені договори/контракти на перевезення, а також документи, що підтверджують фактичне здійснення перевезень на виконання цих договорів (ТТН, CMR);
– наказ на відрядження;
– підтвердні документи щодо витрат, надані працівником.

Документом витрат для ФОП завжди є тільки платіжний документ. Отже, по відрядженню це буде документ, яким ФОП сплатив працівникові 1) добові 2) компенсацію витрат (готелю та іншого). А таким документом може бути або платіжна інструкція (коли перерахував на картку працівнику), або документ на виплату готівки. Проблема в тому, що ФОП не веде касу та касову книгу. Тому доцільно скласти первинний документ, подібний за формою до видаткового касового ордера, або відмості про виплату грошових коштів типових форм (додтаків 1, 3 до Положення 148) щоб він відповідав усім ознакам первинного документа, та виплатити працівникові за цим документом (якщо виплата відбувається готівкою).

У звітності по доходах працівників (зарплатній звітності) витрати на відрядження та добові не відображаються, оскільки не є доходом.

У типовій формі обліку доходів та витрат ФОП витрати на відрядження слід поставити в колонку 9, у колонці 1 дата – дата виплати працівникові, у колонці 5 документ – платіжний документ.

У додатку Ф2 до річної декларації про майновий стан та доходи такі витрати увійдуть до колонки 7 першої таблиці. У цю колонку 7 додатку Ф2 входять усі витрати, зазначені в колонці 9 форми обліку доходів та витрат, та частина суми, що зазначена в колонці 8 (крім ЄСВ).

Раді допомогти, звертайтесь ще!