Відповідно до ст. 759 ЦКУ договір оренди передбачає, що орендодавець (ФОП-засновник) передає об’єкт оренди у користування орендарю (юрособі) на певний строк і за плату. При цьому орендований об’єкт переходить у володіння та користування орендаря, і на період дії договору орендодавець уже не має права самостійно користуватися таким майном (ст. 762 ЦКУ). Тобто використання одного й того самого автомобіля одночасно ФОПом та юрособою суперечить самій суті договору оренди.

Оформлювати «передачу» автомобіля актами між юрособою і тим самим ФОПом-орендодавцем юридично нелогічно: автомобіль за договором уже переданий у користування орендарю, і повертати його кожного разу засновнику під «шляхові листи» — це підміна понять.

Крім того, існує податковий ризик.
– п. 14.1.212 ПКУ визначає, що будь-яка передача пального іншій особі (в тому числі безоплатна) вважається його реалізацією. Якщо орендований автомобіль передається засновнику разом із пальним у баку — це вже є «реалізація пального», яка тягне за собою обов’язок реєструватися платником акцизного податку. Єдиний спосіб уникнути цього — передавати авто з порожнім баком, що в реальному житті виглядає абсурдно.
– також потрібно врахувати наслідки з ПДФО/ВЗ. Оскільки автомобіль фактично безоплатно надається у користування його власнику (ФОПу-засновнику), це може кваліфікуватися як додаткове благо фізособи (пп. 164.2.17 ПКУ), з усіма податковими наслідками для підприємства (ПДФО 18 %, ВЗ 5 %).

Щодо списання пального: у бухобліку воно має здійснюватися на підставі первинних документів, що підтверджують роботу транспорту, і для цілей ПДВ — також із підтвердженням господарського спрямування витрат. Найкращою формою для цього є шляховий лист, хоч його обов’язковість та форма наразі не встановлені. Підприємство має затвердити форму та порядок його використання наказом. Але такі листи повинні вестися виключно щодо використання автомобіля в діяльності підприємства. Витрати пального, використаного засновником-ФОПом, не можуть бути витратами юрособи.

Отже:
– використання одного автомобіля одночасно юрособою і ФОПом у межах одного договору оренди — юридично неправильно;
– оформити правильно облік пального в такій схемі практично неможливо, не порушуючи ПКУ;
– кожне використання ФОПом створює ризики оподаткування як «реалізації пального» (п. 14.1.212 ПКУ) та як «додаткового блага» (пп. 164.2.17 ПКУ).

Фактично єдиним легальним рішенням було б або укласти два окремі договори оренди (ФОП передає авто підприємству, а підприємство в піднайм повертає ФОПу — але це штучна і сумнівна схема), або ж визначитися, хто реально користується автомобілем, і закріпити це документально.

При цьому підприємство-орендар може надавати послуги перевезення ФОПу за плату. У такому разі все використане пальне буде витратами підприємства, а шляхові листи вестимуться безперервно, адже це вже господарська діяльність. За такі послуги підприємство отримуватиме оплату від ФОПа. Але при цьому потрібне ретельне документальне оформлення, а плата за послуги має нараховуватися з ПДВ (якщо підприємство є платником), причому мінімальна база оподаткування повинна бути не меншою, ніж звичайна ціна таких послуг (п. 188.1 ПКУ

Раді допомогти, звертайтесь ще!