Надходження та надання БД благодійний фонд відображає за моделлю цільового фінансування:

Дт311Кт48, - це надходження У разі якщо це кошти), або Дт20,22 ,28 Кт48 - якщо це товари

Дт949 Кт311 , або Дт949 Кт20,22,28 - надання, при цьому визнаєтсья одоночасно дохід від цільового фінансування- Дт48 Кт718

Благодійна допомога, навіть якщо вона надходить і відразу передається, є господарською операцією, яку фонд зобов’язаний відобразити у своєму бухгалтерському обліку (ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»). Відсутність належним чином оформлених первинних документів не звільняє від цього обов’язку, а операція, не відображена в обліку, вважається порушенням правил ведення бухгалтерського обліку.

Ризики невідображення:

адміністративна відповідальність посадових осіб за ст. 164-2 КУпАП (порушення ведення бухобліку, надання неправдивих даних фінзвітності) – штраф від 136 до 255 грн, а при повторному порушенні – від 170 до 425 грн;
викривлення фінансової звітності, що може бути підставою для претензій з боку засновників, донорів чи контролюючих органів;
у разі перевірки податкової – кваліфікація як порушення ведення податкового обліку (п. 44.1 ПКУ), що тягне ризик штрафів за ст. 121 ПКУ (1020 грн за перше порушення, 2040 грн – за повторне протягом року);
для благодійних організацій додатковий ризик – визнання нецільового використання допомоги у випадку відсутності підтвердних документів (пп. 133.4.2,133.4.3 ПКУ).
Тобто навіть якщо кошти чи товари реально були передані бюджетній установі, але це не підтверджено актами приймання-передачі та не проведено в обліку, виникає як юридична, так і податкова відповідальність.

Фонд має якнайшвидше оформити документи (акт приймання-передачі від дарувальника, акт передачі бюджетній установі) та відобразити операцію у бухгалтерському обліку датою фактичного здійснення, навіть якщо з пропуском у часі (п. 4 НП(С)БО 6).

У разі відсутності документу на отриання товарів (наприклад, благодійник передав ТМЦ без документів) - БФ повинен був, відповідно до НСБО 9 та Методичних рекомендацій №2 , оприбукувати такі ТМЦ як безоплатно отримані за справедливою вартістю, склавши акт комісіїї, призначеної наказом керівником підприємства. Подальшу передачу потрібно було оформити актом приймання передачі із бюджетною ооганізацією, зазначивши там облікову вартість таких ТМЦ. .

Раді допомогти, звертайтесь ще!