Припинення трудового договору через смерть працівника: звітність Додатку 5

Припинення трудового договору насамперед треба показати в Д5, а остаточний розрахунок – в Д1 та 4ДФ.

Наприклад:

працівник загинув 19.07.2024, а інформація надійшла до роботодавця 07.07.2025.
Відповідно наказ про припинення трудових відносин видається реальною датою – 07.07.2025. Дата припинення трудових відносин – 19.07.2024.

В такій ситуації відобразити інформацію «заднім» числом про припинення трудових відносин у Податковому розрахунку за липень 2024 року не можна, бо це подія минулого податкового періоду.

Тобто, потрібно внести цю інформацію «заднім» числом «Уточнюючим» податковим розрахунком за липень 2024. Таким чином в Додатку 5 зазначають наступні дані:

У графі 10 зазначається дата закінчення трудових відносин (дата смерті, зазначена у свідоцтві – 19.07.2024).
У графі 16 – дату і номер наказу, згідно з яким проведено звільнення (07.07.2025).
У графі 17 – підставу – п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП.
У графі 20 потрібно проставити ознаку 0 – рядок на додавання (оскільки це буде «Уточнюючий» додаток 5).

Щоб правильно відобразити інформацію щодо померлого працівника в Д1 «Уточнюючого» Податкового розрахунку за липень 2024 треба відкоригувати календарні дні перебування в трудових відносинах (графа 14).Для цього в «Уточнюючому» Д1 формуєте два рядки:

1й – на вилучення рядка з ІПН померлого працівника із зазначенням в графі 14 кількості днів перебування в трудових відносинах – 31, а в графі 25 проставляється помітка «1»;
2й – на додавання вноситься вірний запис з ІПН померлого працівника, в графі 14 – 19 к.дн. перебування у трудових відносинах, а в графі 25 проставляється помітка «0».

Відповідно, потрібно провести аналогічні уточнення в Д1 наступних місяців шляхом подання «Уточнюючого» податкового розрахунку за кожен з цих місяців.(до липня 2025 року)

Остаточний розрахунок з померлим працівником відображаємо в Д1 та 4ДФ податкового розрахунку за липень 2025. Із суми остаточного розрахунку померлого працівнику утримується ПДФО та військовий збір.

В 4ДФ за липень 2025 сума остаточного розрахунку із померлим працівником, що виплачується членам сім’ї померлого працівника відображається за ознакою доходу «101» із зазначенням ІПН такого померлого працівника (ЗІР, категорія 103.25).

На виплати, які нараховані померлому працівнику за період, який закінчується днем його смерті, ЄСВ нараховується та сплачується на загальних підставах. Відповідно, нарахування остаточного розрахунку відображається в Д1 липня 2025 як звичайна зарплатна виплата за ІПН померлого працівника. У графі 9 проставляється тип нарахування 1, а у графі 10 – місяць припинення трудового договору, тобто липень 2025 року.

Раді допомогти, звертайтесь ще!