По факту маєте фінансування особистих потреб коштом підприємства

Варіант 1 – залишити оплату кави, нічого не коригувати. Вартість кави списується на Дт 949. Формуєте оподатковуваний дохід працівника. З метою нарахування ПДФО вартість допблага збільшуєте на коефіцієнт 1,219512 (п. 164.5 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3627 ) х 18%. ВЗ 5% розраховуєте без коефіцієнта (ЗІР, 126.05 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3627 ).

В 4 ДФ ознака доходу «126»

За наявності оподатковуваного доходу підзвітна особа має подавати Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом МФУ від 28.09.2015 № 841 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1248-15#Text , як це передбачено пп. 170.9.4 ПКУ.

Варіант 2 – підзвітна особа компенсує вартість кава підприємству (в касу чи на розрахунковий рахунок). Відповідно в обліку буде витрати на вартість кави та дохід на суму компенсації.

Оподатковуваний дохід у працівника не виникає. Звітувати можливо у довільному форматі (пп. 170.9.3 ПКУ) із додаванням ФКЧ, виписки та документа про повернення коштів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!