На нашу думку, якщо працівник підтверджує Вам документально дату проведення оплати в валюті наприклад за проживання чи проїзд (дані підтверджуються випискою з його особистої картки, або він міг оплачувати ці витрати з корпоративної карти), то берете курс НБУ на дату таких оплат, підтверджених банком.

Це випливає з такої норми ст. 170 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965):

"170.9.2. У разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент.

170.9.3. Документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти/електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з підпунктом 170.9.1 цього пункту, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт."

Якщо ж немає документів (виписок банку), які підтверджують дату конвертанції валюти (сплати валюти), то берете курс НБУ на дату затвердження авансового звіту. Наприклад, суми добових витрат, або оплату готівкою прогижаваня, проїзду.

Також підзвітній особі відшкодовують витрати на конвертацію валюти, підвтерджену випискою банку з особової картки (якщо застосовувалася саме ця картка у відрядженні).

Це передбачає і Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон № 59 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#n92) в р. ІІІ визначає наступне:

"19. Під час складання звіту про використання коштів, виданих на відрядження, перерахунок здійснених у відрядженні витрат, які підтверджено документально, здійснюється відповідно до фактичного обмінного курсу, застосованого банком, у разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти - зважаючи на крос-курс, розрахований за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим Національним банком України на день затвердження такого звіту...."

Додатково рекомендуємо отримати ІПК

Раді допомогти, звертайтесь ще!