Оплата готелю для фахівця під час відрядження: нюанси обліку

Добрий день. Наші працівники виїзжають у відрядження до іншого міста проводити навчальні лекції по використанню нашої продукції. Бронюємо та оплачуємо їм готель. Але вони залучають до проведення лекції фахівця (не нашого працівника). Від допомагає на безоплатній основі (ми за ці навчання також гроші не беремо). Як оплатити та провести в обліку оплату готелю не нашему працівнику? Яке документальне оформлення прицьому повинно бути? Чи можемо оформлювати відрядження не працівнику нашого підприємства.

ОК

Олена, консультант

експерт

02.08.2025 | 08:41

Очікує відповідь

У відрядження не працівника підприємства скерувати не можна

Відрядженням є поїздка працівника (п. 1 розд. І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом МФУ від 13.03.1998 № 59 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#Text ).

В п.170.9 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 не передбачено звільнення від оподаткування компенсацій по відрядженню не працівнику підприємства. Є тільки виключення для засновників підприємства ,які залучаються до управління цим підприємством.

За потреби для організаційних та виробничих питань можливо залучення до поїздки сторонньої особи. Але для цього має бути рішення керівника. Це не наказ про відрядження, а наказ про необхідність залучення та компенсації витрат по поїздці. Бухгалтеру потрібна підстава для проведення оплати чи компенсації.

Відповідно на таку особу не діють норми ст.121 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719

Вартість проживання такої особи буде оподатковуваним доходом (ПДФО/ВЗ). Відповідно на його вартість потрібно нарахувати коефіцієнт.

В 4 ДФ відображаєте таку особу за ознакою "126"

Раді допомогти, звертайтесь ще!