Є відео точно на цю тему, що прояснює всі питання https://7eminar.ua/events/2777/4881

Після статусу «Готово до сплати» (через 7 днів після закриття лікарняного) страхувальник (роботодавець) має ухвалити рішення — оплатити або відмовити в оплаті — протягом 10 робочих днів
У разі відмови, страхувальник:

оформляє протокол або рішення комісії;
видає повідомлення працівнику з причиною відмови та порядком оскарження протягом 5 днів (п. 1 ч. 1 ст. 24 Закону № 1105)
Проте це — внутрішні документи: не надсилаються до ПФУ.
Заява‑розрахунок та повідомлення про виплату до ПФУ подаються тільки у разі призначення виплати. Якщо виплата НЕ призначається — документ ПФУ не формується, відповідно, нічого не надсилається

Основна ідея, викладено в відео:

Заяви не потрбіно: пояснення від працівника може бути надане, але не обов'язкове. Достатньо факту табелювання та нарахування зарплати. Відмову робити обов'язково.

Відмову оформлюємо в протоколі в розділі II Протоколу комісії або уповноваженого, там зазначається

вид допомоги по якій ми відмовляємо;
кому відмовляємо;
серію та номер листка непрацездатності;
період непрацездатності;
кількість днів, що не підлягають оплаті;
причину відмови: «Працівник продовжував працювати».
Працівнику надається документ:повідомлення.

Згідно Закону № 1105 (ч. 1 ст. 32) це передбачено: «Повідомлення про відмову в призначенні допомоги із зазначенням причини відмови та порядку оскарження видається або надсилається заявникові не пізніше п’яти днів після винесення відповідного рішення»

ДО ПФУ нічого не надсилається.

Раді допомогти, звертайтесь ще!