В описаній ситуації має бути або відрядження або працівникам встановлений роз’їзний режим роботи

Якщо працівник виконує роботи за межами місця роботи, то має бути оформлено відрядження, навіть на один робочий день. А це трудові гарантії за ст.121 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719

Альтернативний варіант – встановити цим працівникам роз’їзний режим роботи. Але це не разова акція. Це має бути передбачено колективним договором чи окремо перелік посад затверджено наказом.

За таку роботу встановлюється доплата. При цьому доцільно користуватися Постанова КМУ «Про надбавки (польове забезпечення) до тарифних ставок і посадових окладів працівників, направлених для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, та працівників, робота яких виконується вахтовим методом, постійно проводиться в дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер» від 31.03.99 № 490 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/490-99-%D0%BF#Text .

Щось одне маєте обрати. Якщо мова про разову поїздку ,то простіше оформити відрядження

Раді допомогти, звертайтесь ще!