Підпис з приймаючої сторони ставить особа, яка брала участь у здійсненні господарської операції (частина 2 статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV). Також, більш докладно це викладено в п.2.3 Положення 88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17

Не зовсім зрозуміло, що означає "фактично приймати". Або є первинні документи як докази є щодо того, яка саме особа "фактично" здійснюввала приймання товару, або, якщо доказів немає, то товар приймала та особа, яка підписала накладну. Разом із тим, на підприємстві може бути встановений порядок, за яким працівник погоджує накладну на прийманн товарів, а директор підписує її своїм КЕП.
За загальним правилом відповідальність за забезпечення фіксації фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах несе керівник підприємства ( ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік). Тому підпис директора - це в будь якому разі для контрагента (того, зто відпустив товар) достатній реквізит для того, щоб вважати документ чинним.

Для уникнення непорозумінь між конагентами доцільно зазначити пораядок підписання видаткових накладних в окремому пункті договору.

Раді допомогти, звертайтесь ще!