Узгодження різних дат в електронних договорах: ризики та рішення

У разі розбіжності дат складання та підписання електронного документа визначальною для бухгалтерського та податкового обліку є дата складання, якщо документ оформлений належним чином.

Відповідно до статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 та листа Мінфіну від 21.03.2023 № 41010-07-5/7607, первинні документи (у т.ч. в електронній формі) мають юридичну силу, якщо містять усі обов’язкові реквізити, зокрема дату складання, і ця дата є підставою для відображення господарської операції у регістрах обліку в тому звітному періоді, коли фактично відбулась операція, незалежно від дати накладення ЕЦП.

ПКУ (п. 187.1) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4528 додатково уточнює, що для електронних документів дата складання, зазначена в документі, є ключовою для виникнення податкових зобов’язань, незалежно від дати підпису.

У випадках затримки отримання документа від контрагента, на підприємстві може бути оформлений внутрішній первинний документ або бухгалтерська довідка, що підтверджує факт здійснення операції, згідно з Положенням № 88 та Методичними рекомендаціями № 356.

Таким чином, вважаємо, що розбіжність між датою складання та підписання не є підставою для визнання документа недійсним, якщо господарська операція підтверджена та облікована відповідно до встановлених норм.

Важливий нюанс: Юридичну силу має не просто факт створення договору, а згода сторін на його умови, яка фіксується підписанням (електронним чи власноручним).

Як правило є пункт в договорі. щось на зразок. Цей договір вважається укладеним та набирає чинності з дати його складання (а саме ця дата зазначена у заголовній частині договору), незалежно від дати підписання сторонами.

https://7eminar.ua/news/9959-pidpisannya-dogovoriv-v-edo-ci-vplivaje-riznicya-miz-datoyu-dogovoru

Раді допомогти, звертайтесь ще!