Співробітник повинен скласти заяву про втрату документа і подати авансовий звіт з підтвердженням витрат на підставі рахунку-акта Київстар, а підприємство -оформити бухгалтерську довідку на підставі цих документів.

У разі втрати первинного документа (в даному випадку - квитанції) працівник подає письмову заяву-пояснення про втрату квитанції, в якій зазначає дату та суму оплати, обставини здійснення платежу (готівка, картка - вид оплати), підтвердження, що витрати понесено в інтересах підприємства (рахунок-акт). А також авансовий звіт Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт із доданим рахунком-актом від Київстар, що підтверджують факт витрати на зв’язок у межах господарської діяльності та пояснення (пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965, п. 2.5 Положення № 88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17).

У свою чергу, підприємство на підставі наданих документів і для цілей бухгалтерського обліку складає бухгалтерську довідку (п. 2.4 Положення № 88), в якій обґрунтовується включення витрат до обліку, попри втрату підтвердного документа.

Компенсувати працівникові такі витрати можливо, оскільки вони підтверджені рахунком-актом і пояснювальними документами. Проте, з огляду на відсутність первинного документа, що підтверджує розрахунок готівкою, існує податковий ризик.

Остаточне рішення про виплату компенсації як такої, що не створюють додаткового блага, залишається на розсуд бухгалтера.

Раді допомогти, звертайтесь ще!