Процедура використання корпоративної картки та звітування за витратами

Згідно пп. 170.9.4 ПКУ, авансовий звіт за встановленою формою складається тільки у визначених випадках. При розрахунках корпоративною карткою звіт може не складатися — достатньо документів, що підтверджують отримання товарів чи послуг, та банківської виписки. Якщо на підприємстві встановлено інший порядок, звіт може надаватися в довільній формі, або за бажанням — у встановленій формі. Тобто, авансовий звіт в цьому разі — на розсуд підприємства.

Перш ніж розпочати використання корпоративної картки, суб’єкт господарювання має виконати певні обов’язкові організаційні дії. По-перше, призначити та затвердити наказом відповідальних і довірених осіб, яким надається право користування корпоративними картками, емітованими до рахунків суб’єкта господарювання. Кожна картка випускається на ім’я конкретного держателя (наприклад, директора), який не має права передавати картку іншим особам чи розголошувати ПІН.

Обов’язково слід розробити й затвердити внутрішнє Положення про використання корпоративних карток, у якому визначити основні правила користування, терміни, порядок звітування та відповідальність осіб. Для уникнення непорозумінь усі довірені особи мають бути ознайомлені з цим Положенням.

Рекомендується вести журнал реєстрації використання корпоративних карток у довільній формі, де користувач зазначає дату, підпис та підстави отримання картки для використання. Також доцільно зберігати корпоративну картку у сейфі та видавати довіреній особі лише за потреби, що мінімізує ризики її нецільового використання.

Контроль за рухом і цільовим використанням коштів здійснюється власником рахунку на підставі банківських виписок. Якщо банк відкриває окремий поточний рахунок для корпоративної картки, облік коштів ведеться на окремому субрахунку 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті» або 314 «Інші рахунки в банку в іноземній валюті». Перерахування коштів з основного рахунку на картковий оформлюється відповідними бухгалтерськими проведеннями (Д-т 313/КПК — К-т 311).

Випуск корпоративної картки зазвичай є безкоштовним, але оплата за обслуговування може обліковуватись як адміністративні витрати.

Корпоративна картка відображається в обліку на позабалансовому рахунку 08 «Бланки суворого обліку» за договірною вартістю або у кількісному виразі, якщо її отримано безкоштовно.

При використанні корпоративної картки потрібно пам’ятати:
— не можна застосовувати її для виплати зарплати чи соціальних виплат;
— використання — лише для оплати витрат у відрядженні, господарських витрат, безготівкової оплати товарів/послуг для потреб підприємства.

Таким чином, якщо всі внутрішні документи підприємства оформлені належно, наказ видано, положення затверджено, порядок використання картки визначено, банківська виписка та первинні документи на оплату є — окремий авансовий звіт не є обов’язковим і питання щодо об’єднання декількох оплат у один звіт не має принципового значення. Вся процедура відповідає вимогам законодавства та рекомендаціям контролюючих органів.