Витрати на відрядження: оформлення рахунків та підтвердження обліку

На нашу думку, наданих документів достатньо.

Згідно з пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n21042) не є доходом платника податку - фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, зокрема, на оплату вартості проживання у готелях (мотелях).

Зазначені витрати не є об’єктом оподаткування лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат:

- документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;

- документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;

- документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;

- інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Згідно з пп. 170.9.2 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n21041) у разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент.
Таким чином, для засвідчення вартості витрат на проживання буде потрібна виписка за картковим рахунком та роздрукований готельний рахунок, який був наданий працівнику у електронному вигляді. ПДФО та ВЗ утримувати не потрібно.

Оскільки це гривнева корпоративна картка, списання з неї відбувається у валюті картки (гривні), таким чином це не буде валютною операцією. При цьому валютним курсом для цілей бухобліку вважають виключно курс НБУ, а отже курсові різниці тут не виникають.
Але є ще одна різниця - різниця в оцінках інвалюти за курсом НБУ і за курсом валютного ринку, тобто комерційним курсом (за цим курсом банк списує валютну витрату з гривневої корпоративної картки). Ця різниця не має відношення до курсових різниць, але так само має важливе значення у бухобліку. У бухобліку цю різницю зараховуємо до складу операційних доходів (Кт 711), або до складу операційних витрат (Дт 942).
Таким чином, звітування відбувається на суму в гривнях, яка списана з КПК банком з розбивкою на дві частини: сума оплати за курсом НБУ на дату операції і сума різниці комерційного та курсу НБУ (позитивна чи негативна).
В обліку будуть наступні проведення:

Дт 3721 ... Кт 311 - списано з корп. картки вартість проживання (фактична списана з картки сума в грн)

Дт 91, 92, 93 ... Кт 3721 - віднесено на витрати вартість проживання згідно з наданими документами за курсом НБУ на дату оплати

Дт 942 ... Кт 3721 - віднесено на витрати різницю між комерційним та курсом НБУ