Паралельне використання паперових і електронних документів у підприємстві

Так, підприємство може вести частково паперовий, а частково електронний документообіг. Це означає, що частина документів може оброблятися та зберігатися в електронному вигляді, а інша частина — у паперовому форматі. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV (ст. 9) прямо визначає, що первинні документи можуть складатися у паперовій або електронній формах, із дотриманням вимог до їх змісту та оформлення, а також порядку обігу, встановленого законодавством. Працівник, який складає електронні первинні документи, повинен дотримуватися вимог законодавства про електронний документообіг (зокрема, Законів № 851, 2155 і 996). Ця норма закріплена і в Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку від 24.05.1995 № 88 (далі – Положення № 88).

Для впровадження змішаного документообігу рекомендується:

• видати відповідний наказ по підприємству про впровадження ЕДО (електронного документообігу) із визначенням категорій документів, які оформлюватимуться в електронній формі (наприклад, договори ЦПХ, акти, додаткові угоди, тощо), та тих, які залишаються у паперовому вигляді;
• визначити перелік програмного забезпечення, яке буде використовуватися для підписання і зберігання електронних документів (наприклад, M.E.Doc, Вчасно, SOTA тощо), і порядок обміну такими документами з контрагентами;
• за потреби внести зміни до облікової політики підприємства, зазначивши, що документи можуть створюватися, підписуватися і зберігатися як у паперовій, так і в електронній формі.
• Обґрунтовувати наявність різних форматів документів додатково не потрібно, оскільки закон не зобов’язує підприємство використовувати виключно один формат для всіх документів. Головне — забезпечити дотримання вимог щодо зберігання, достовірності, автентичності та захисту первинних документів незалежно від їх форми (п. 2.3, 2.4 Положення № 88, затвердженого наказом Мінфіну № 88 від 24.05.1995).

Таким чином, якщо підприємство має, наприклад, акти від Платформи № 1 в електронній формі, а фіскальні чеки — у паперовій, це відповідає законодавству, за умови належної організації зберігання та контролю таких документів.

Взаємодію щодо електронного документообігу з контрагентами можна врегулювати двома основними способами:

• Окремий договір або угода про електронний документообіг (ЕДО).
  Це може бути окремий документ (наприклад, договір про електронний документообіг або додаткова угода до основного договору), в якому сторони погоджують порядок обміну, формат, способи підписання, підтвердження отримання, зберігання, строки та технічні засоби (наприклад, через певну платформу). Цей варіант зручний, якщо у вас із контрагентом постійна співпраця або великий обсяг документів.
• Включення умов про ЕДО безпосередньо в основний договір.

Достатньо прописати в самому договорі (наприклад, у розділі “Порядок документообігу”, “Інші умови” або як окремий пункт), що сторони визнають юридичну силу електронних документів, підписаних КЕП/ЕЦП, та погоджують, через які сервіси або засоби обмінюються такими документами.
Наприклад:
“Сторони погоджують, що документи, підписані кваліфікованим електронним підписом через [назва платформи], мають юридичну силу паперових документів, підписаних власноруч.”

Законодавство не вимагає обов’язково укладати окремий договір саме для ЕДО. Достатньо, щоб воля сторін щодо використання електронної форми документів і порядок їх обміну була письмово зафіксована й підписана обома сторонами.