Спочатку в питанні вказано, що надаються послуги, а потім сторони називаються Орендарем та Орендодавцем. Це дуже важливо – зрозуміти, на яких умовах насправді здійснюється співробітництво: це договір підряду на виконання робіт чи договір оренди техніки з екіпажем.

У разі підряду:
Згідно з пп. 14.1.212 ПКУ для замовника робіт не буде вважатися реалізацією пального операція заправки техніки підрядника за одночасного виконання всіх умов:

замовник не здійснює реалізацію пального іншим особам (крім експорту бензолу);
заправка здійснюється в паливний бак машин, механізмів, техніки або обладнання для агропромислового комплексу, що:
• належать іншим особам;
• працюють виключно на землях сільгосппризначення чи інших, зазначених у ПКУ;
транспортні засоби, які заправляють техніку, обладнані витратомірами-лічильниками.
В іншому випадку підрядник не має права заправляти техніку замовника. У такій ситуації порушує замовник – передає пальне без ліцензії та реєстрації платником акцизного податку, що вважається незаконною реалізацією.

У разі оренди:
Орендар здійснює обслуговування техніки (ч. 1 ст. 758 ЦКУ), тому заправка техніки орендарем – правомірна.

При цьому передача пального орендарю від орендодавця (пальне, яке є в баку на момент передачі) – це реалізація, яку без ліцензії здійснювати не можна. Тому актів передачі пального робити не слід.

Доцільно домовитися, що пальне в баку при передачі техніки зливається й орендодавець забирає його із собою (оформлюється внутрішнім актом). Аналогічно – при поверненні техніки. Якщо фактична наявність пального більша – залишок слід оприбуткувати за справедливою вартістю (Дт 203 Кт 718) та використати звичайним порядком. Якщо менша – списати як витрати на негосподарську діяльність із нарахуванням компенсуючих ПДВ-зобов’язань (п. 198.5 ПКУ).

Отже, “обміну” пального не може бути в принципі.

При першому варіанті

(підряд):

списання пального на Дт 23 за журналом обліку роботи техніки;
передача замовнику відомостей у формі, передбаченій договором;
акт оприбуткування безоплатно отриманого пального (Дт 203 Кт 718).

При ждругому варіанті (оренда):

внутрішній акт переміщення пального з бака в каністру та назад;
за потреби акт оприбуткування залишків у результаті часткової інвентаризації.