Авансовий звіт: витрати на відрядження та добові компенсації

Доброго дня. Декілька співробітників поїхали в відрядження на одному авто. В керівника групи є корпоративна карта підприємства ( не іменна), з якої він оплачував витрати за всі групу- бензин, проживання в готелі, харчування колег. Як правильно скласти авансовий звіт в такому випадку?
Чи можна вирахувати витрати на харчування з добових витрат, якщо за них розраховувались корпоративною картою?

ОК

Олена, консультант

експерт

15.07.2025 | 18:01

Очікує відповідь

У разі використання корпоративної картки типу «Ключ до рахунку» звітує особа, , якій довірено керівником користуватися такою краткою

На підприємстві карткою «Ключ до рахунку» можуть користуватися уповноважені особи, визначені керівництвом підприємства.

Якщо такою особою є керівник групи відряджених, то саме він і має звітувати за понесені у відрядженні витрати (заправка пальним, оплата проживання всіх відряджених). При звітуванні така особа має надати оригінали підтвердних документів. Зверніть увагу на рахунок готелю. Там мають бути зазначені ПІБ всіх проживаючих відряджених. Також обов’язково виписка з карткового рахунку (є у бухгалтера). Добові не потребують документального підтвердження.

Відповідно до норм пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 компенсація харчування без оподаткування (ПДФО/ВЗ) можливо лише у двох випадках:

- У складі добових

- У рахунку на проживання

Компенсація харчування за окремими чеками є оподатковуваним доходом, як допблаго. ПДФО 18% , база оподаткування із коефіцієнтом 1,219512 (п. 164. ПКУ). ВЗ 5% без коефіцієнта (ЗІР, 126.05 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=42249 ).

Зменшення добових на кількість разів харчування передбачено виключно для бюджетників в постанові КМУ від 02.02.2011 № 98 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/98-2011-%D0%BF#Text

В комерційних підприємствах ця норма не є обов’язковой. При найми, якщо таке не передбачено в локальних документах (колдоговорі чи Положенні про відрядження).

Резюме:

- звітує за понесені витрати платіжною карткою відряджений, кому доручено користування керівником

- для інших відряджених оплата за них корпоративною карткою проживання ,пального на проїзд не є оподатковуваним доходом

- компенсація харчування за окремим чеками є оподатковуваним доходом у кожного із відряджених

Раді допомогти, звертайтесь ще!