Співробітник, який їде у відрядження з закріпленим за іншою особою службовим автомобілем та паливною карткою, має відзвітуватись за використане пальне та інші витрати, пов'язані з відрядженням.
Оскільки паливна картка не була передана офіційно, співробітник повинен надати документи, що підтверджують використання пального, та пояснити ситуацію з карткою. Має бути наказ про відрядження, в якому чітко вказано термін, мета, місце відрядження, та закріплений за співробітником службовий автомобіль (навіть якщо він не закріплений за ним постійно). В наказі, також, варто вказати паливну карту, яку буде використовувати працівник у відрядженні, або прикріпити наказ, яким паливна картка закріплена за автомобілем, наприклад. Після повернення з відрядження, працівник має подати авансовий звіт, в якому вказати витрати на пальне, проїзд, проживання, добові та інші витрати, пов'язані з відрядженням, а також, надати підтверджуючі документи (чеки тощо) до авансового звіту, згідно з пп. 170.9.4 ПКУ: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text)

Раді допомогти, звертайтесь ще!