Питання щодо звітності та добових при повторному відрядженні

Доброго дня. Четверо праціників знаходяться у відрядженні. На кожну банківську карту працівника було нарахована сума добових та кошти на проживання. Але, за проживання сплатив один працівник з різних банківських особистих карток, за усіх, але в призначенні платежу вказав прізвище працівника за якого сплачено проживання. За відрядженя потім звітує кожен працівник окремо, додаючи квітанцію про сплату за проживання яку сплатив інший працівник. Що робити в данному випадку? Це можливе? Потім ціх працівників відкликають з відрядження та направляють на інше відрядження, не повертаючись на підприємство. По 1 відрядженню залишилась сума добових коштів. Чи можливе перенести їх на 2 відрядження?Дякую

ОК

Олена, консультант

експерт

11.07.2025 | 10:40

Очікує відповідь

Відряджений звітує за понесені ним витрати у відрядженні

Якщо оплату проживання проведено одним із відряджених за всіх, то в рахунку на проживання має бути зазначено прізвища всіх відряджених.

Звітувати за понесені витрати на проживання має той працівник, чиєю карткою були проведені оплати. Адже відповідно до вимог пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 підзвітна особа має надавати виписку з карткового рахунку у разі оплати платіжною карткою.

Отже звітування кожним відрядженим за проживання без надання виписки (підтвердження понесених ним витрат) призведе до необхідності повернення чистини авансу або виникненню оподатковуваного доходу (ПДФО/ВЗ).

В такому разі звітувати за проживання всіх відряджених має той, хто оплатив його з виписками з карткових рахунків, до яких емітовані платіжні картки.

Але і в цьому разі виникатиме проблема із оподаткування решти місць проживання (крім свого). Адже відповідно до норм Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом МФУ від 13.03.1998 № 59 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#Text без оподаткування буде лише одне місце (ЗІР, 103.17 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40983 ).

Отже, в ситуації ,що склалась доцільно надати відрядженому доручення чи дозвіл на проведення оплати проживання за всіх. В такому разі він звітує за проживання всіх відряджених і йому роботодавець має компенсувати ці витрати, а три решта відряджені мають повернути частину отриманого авансу (еквівалент суми проживання на кожного) до або під час звітування. Якщо цього не зробити, у них також утворюється оподатковуваний дохід. При цьому слід звернути увагу, що граничний термін звітування за отриманий підзвіт за пп. 170.9.3 ПКУ - до завершення місяця, що настає за місяцем завершення звітування. А отже, при виплаті авансу на платіжну картку можливо невикористану частину авансу перенести на наступне відрядження (в межах граничного терміну звітування).

Взагалі відряджених доцільно інструктувати з питань проведення розрахунків коштом отриманого авансу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!