Сумніви щодо виплати добових та компенсації проживання у відрядженні

Добрий день. Директор зі співробітником їде за кордон на службовому автомобілі у відрядження умовно 14.07-18.07. Далі у них відпустка в іншу країну. Проживання вже оплатив своєю карткою. У нас встановлені добові у розмірі 80 євро на день. Чи можна виплатити добові не у повному обсязі (бо не відомо з кордоном чи перетне він його 14, чи вже 15)? Правильно розумію співробітнику компенсувати його проживання не можна бо не його карткою, а директору лише в його частині? Чи можна як доказ відрядження співробітнику підкласти проживання, яке йому не компенсується? Якщо буде заправка закордоном підтвердженням витрат буде виписка за картки, чи якщо готівкою то чек? Дякую

ОК

Олена, консультант

експерт

10.07.2025 | 11:22

Очікує відповідь

Розмір добових та порядок їх виплати роботодавець – комерційне підприємство, встановлює самостійно в локальних документах

1.Перед відрядженням роботодавець має виплатити відрядженим аванс. Мінсоцполітики у своєму листі від 07.11.2013 р. № 998/13/155-13, зокрема, зазначає, що направлення працівника у відрядження без авансу є порушенням трудового законодавства. Але цілком можлива ситуація, коли працівнику не вистачає виданого виданих на роботодавцем на відрядження коштів і він отримує компенсацію у повному обсязі після повернення. Отже, модливо видача частини авансу з подальшою компенсацією витрат і добових.

2.При звітуванні за понесені витрати працівник має надати підтвердні документи (перелік в пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 ). Отже докладає підтвердні документи та виписку з карткового рахунку саме той відряджений, хто фактично поніс витрати. Йому і проводиться компенсація. Відповідно, іншому відрядженому в такій ситуації компенсувати проживання не має підстав. Звісно, буде виникати питання оподаткування відрядженому, який провів оплату за двох другого місця проживання. Тут треба аналізувати чи є доручення на оплату витрат за обох, чи вписано в рахунок на проживанні ПІБ другого відрядженого. Тут все індивідуально. Може бути оподаткування, може ні.

3.Підтвердженям реальності відрядження будуть документи на проживання, проїзд, тощо. Навіть якщо оплата проведена одним із відряджених, у другого документів звісно не буде. Але загалом по відрядженню підтвердні документи будуть.

4. У разі придбання пального за кордоном підтвердженням витрат є виписка при розрахунку ПК та чек.

Раді допомогти, звертайтесь ще!