Так, податкову накладну на подарунки слід сформувати та реєструвати. Оскільки передача подарунків не передбачає оплати, то в розумінні ПКУ це безоплатна передача і на таку передачу потрібно нарахувати ПДВ.

Відповідно до пп. «а» п. 185.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4483 об’єктом оподаткування ПДВ є постачання товарів, місце постачання яких розташоване на митній території України, відповідно до статті 186 цього Кодексу, у тому числі операції з безоплатної передачі.

Отже, необхідно скласти податкову накладну на суму, розраховану виходячи з фактичної ціни постачання, тобто на нульову вартість подарунків. В такій ПН одержувач не платник, то в в полі Отримувач "неплатник" ІПН 100000000000, позначка, що не пілягає наданю отримувачу із причини 02.
При цьому база оподаткування операцій операцій з постачання необоротних активів не може бути нижче балансової (залишкової) вартості за даними бухгалтерського обліку, що склалася станом на початок звітного (податкового) періоду, протягом якого здійснюються такі операції (у разі відсутності обліку необоротних активів - виходячи із звичайної ціни) (п. 188.1 ПКУ). Тобто, якщо залишкова вартість ноутбуків нульова, то другу ПН не складаєте.

Щодо документів, то варто оформити наказ про роздачу подарунків та як додаток до нього перелік співробітників, яким планується роздача.

Далі сама передача ноутбуків має оформлюватися видатковою накладною/актом приймання-передачі або відомостю на таке безоплатне постачання подарунків, для підтвердження того, хто саме отримав подарунок.

В бухобліку передані ноутбуки спишіть через акт списання.

Раді допомогти, звертайтесь ще!