Правильний порядок складання шляхових листів для службових авто

Щоб легально використовувати подорожні листи, підприємство має затвердити їх форму власним наказом, включивши:

• всі обов’язкові реквізити первинного документу, як це передбачено ч. 2 ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»

та

• спеціальні реквізити, заради яких він власне і заповнюються – показники, що підтверджують обсяг виконаних транспортних робіт і витрат палива, зокрема інформацію про маршрут, пробіг та дані про пальне.

Хоча законодавство не вимагає заповнювати подорожній лист щодня, практика показує, що саме такий підхід є найнебезпечнішим для підприємства.

Складання одного листа на місяць може здаватися зручнішим, але виникає низка проблем із підтвердженням витрат.

Аналізуючи судову практику, бачимо, що податківці вимагають щоденну фіксацію даних. Тобто зазначення пробігу, витрат палива, маршруту за кожен день окремо. Інакше сумарні місячні показники без конкретики можуть не прийматися як достовірні.

Отже, якщо підприємство вирішило затвердити порядок, за яким подорожній лист складають раз на місяць, то в порядку має бути зазначено, що дані в такий лист вносяться щодня, коли автомобіль працював.

Для контролю за господарським використанням подорожній лист повинен містити також:

• маршрут, навіть якщо це стандартний шлях між однотипними пунктами. Бажано вносити не тільки адресу, але й назву підприємства чи підрозділу, до якого прямував автомобіль, ціль поїздки,
• показники спідометра на початок і кінець кожного робочого дня.

Якщо ці дані відсутні, податкова поставить під сумнів зв’язок витрат із господарською діяльністю підприємства.

Підприємство може включити на свій розсуд і інші додаткові дані та реквізити.

Підпис медичного працівника про проходження передрейсового медогляду, який є обов'язковим для водіїв транспортних засобів, як реквізит подорожнього листа може бути передбачений у внутрішньому розпорядку підприємства (ст. 18 Закону України від 05.04.2001 №2344-III «Про автомобільний транспорт» та п. 4.6 Положення про медичний огляд кандидатів у водії та водіїв транспортних засобів, затвердженого наказом МОЗ від 31.01.2013 №65/80). Але це не обов’язково, оскільки цей факт відображається в інших документах про перевірку стану водія.

Підписи інших відповідальних осіб в подорожньому листі – диспетчера, механіка – також включаються або ні в реквізити за бажанням підприємства.

Коли подорожній лист складається за місяць, можливо, що дані в нього будуть вносити різні водії, тому в цьому разі доцільно передбачити реквізити «Автомобіль здав» та «Автомобіль прийняв» – для фіксації факту передачі від одного водія іншому.

https://7eminar.ua/news/1998-podoroznii-list?page=37

Раді допомогти, звертайтесь ще!