Питання щодо дати підписання акта послуг контрагентом-юридичною особою

На нашу думку, якщо звернутися до ст. 9 Закону про бухоблік № 996 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155), то ця стаття визначає наступне:

"2. Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:

назву документа (форми);

дату складання;

назву підприємства, від імені якого складено документ;

зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції...

5. Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені."

Тобто, Закон № 996 вказує саме на дату складання первинного документа як на обов`язковий реквізит - він є і це 11.07.2025.

При цьому для такого обов`язкового реквізиту первинного документа як "особистий підпис" Закон № 996 не визначає дати його накладення, отже, підпис на документі може бути поставлений і в іншу дату, ніж дата складення документа.

Така ситуація можлива, наприклад, коли сторони знають наперед обсяг послуги на можуть достовірно визначити її ціну (зокрема, абонплата за послугу нараховується в постійній сумі щомісяця).

Оскільки факт надання послуги сторонами визначається ймовірно на 11.07.2025 (дата складання акту), то в бухобліку сторін ця господарська операція з надання/отримання послуг буде проведена відповідно в 07/2025.

Позиція ДПСУ по аналогічній ситуації наведена в ІПК від 05.12.2022 р. N 2133/ІПК/99-00-21-02-02-06:
"...у Банка виникли наступні питання:
...3. Чи буде вважатись первинним документом та підставою для бухгалтерського обліку господарської операції документ, складений в електронній формі, якщо дата накладання електронних підписів сторін на такому документі передує даті, зазначеної в преамбулі самого документу? Чи буде вважатись такий акт наданих послуг підставою для нарахування Замовником послуг у бухгалтерському обліку витрат по отриманим послугам у листопаді 2022 року?
4. Чи буде вважатись первинним документом та підставою для бухгалтерського обліку господарської операції документ, складений в електронній формі, якщо дата накладання електронного підпису однієї із сторін на такому документі передує даті, зазначеної в самому документі (зазначеної в преамбулі документу)? Чи буде вважатись такий акт наданих послуг підставою для нарахування Замовником послуг у бухгалтерському обліку витрат по отриманим послугам у листопаді 2022 року?
Щодо питань 1, 2, 3, 4
...Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені (частина п'ята ст. 9 Закону N 996).
...Згідно зі ст. 9 Закону N 996 підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.
Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов'язкові реквізити, якщо інше не передбачено окремими законодавчими актами України: назву документа (форми); дату складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
...Пунктом 2.5 глави 2 Положення N 88 передбачено, що документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
...Відповідно до Закону N 996 та Положення N 88 первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг, зокрема, Закону України від 22 травня 2003 року N 851-IV "Про електронні документи та електронний документообіг" зі змінами та доповненнями (далі - Закон N 851) та Закону України від 05 жовтня 2017 року N 2155-VIII "Про електронні довірчі послуги" зі змінами та доповненнями (далі - Закон N 2155).
Враховуючи зазначене, законодавством з бухгалтерського обліку визначаються лише вимоги щодо обов'язкових реквізитів первинних документів для цілей бухгалтерського обліку.
Водночас надання роз'яснень вищенаведеного законодавства з питань створення електронних документів, електронного документообігу та надання електронних довірчих послуг до повноважень як Міністерства фінансів України, так і ДПС, визначених відповідно Положенням про Міністерство фінансів України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20 серпня 2014 року N 375 (зі змінами та доповненнями), та Положенням про Державну податкову службу України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 6 березня 2019 року N 227 (зі змінами та доповненнями), не належить.
...Враховуючи вимоги Закону N 996, Закону N 851, Закону N 2155, Правил, Положення N 88, інших нормативно-правових актів із зазначених питань відповідний електронний документ набуває статусу первинного документа, що засвідчує факт здійснення господарської операції, після належним чином його оформлення.
...питання оформлення первинних документів в електронній формі з накладенням електронного підпису, зберігання та використання у господарській діяльності електронних документів, організації електронного документообігу для ведення бухгалтерського обліку та відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку належать відповідно до компетенції Мінцифри, Міністерства юстиції України та Міністерства фінансів України."

Отже, ДПСУ не вказала однозначно, що документ, на якому електронний підпис накладний раніше дати його складанні, не буде визнаний як первинний документ для цілей податкового обліку.

Додатково рекомендуємо отримати ІПК

Раді допомогти, звертайтесь ще!